📄️ Visión General
El Módulo Académico de Core360 es un Sistema de Información Estudiantil (SIS) completo para colegios privados de Panamá, integrado de forma nativa con el ERP: contabilidad, facturación electrónica, tesorería y cobranza. Cubre todo el ciclo de vida escolar —desde la admisión en línea del aspirante hasta la matrícula, el cobro de mensualidades con factura electrónica de la DGI, las calificaciones y asistencia, el bienestar estudiantil y los portales para docentes y acudientes.
📄️ Puesta en marcha
Esta guía indica al administrador del colegio cómo configurar el módulo desde cero, en el orden correcto y con los prerrequisitos de cada paso. Está pensada para el primer arranque: si sigue esta secuencia, al terminar tendrá el colegio operando (estudiantes matriculados y listos para facturar mensualidades y calificar).
📄️ Configuración
La pantalla de Configuración define los parámetros básicos que el sistema necesita para operar el Módulo Académico y, sobre todo, para poder facturar mensualidades de forma automática a través de la factura electrónica (PAC). Aquí se indican la sucursal emisora, las cuentas contables, los impuestos aplicables, la operativa de cobro y la política de becas.
📄️ Dashboard
El Dashboard es la pantalla de inicio del Módulo Académico. Ofrece un resumen operativo del año lectivo vigente: cuántos estudiantes activos hay, cuántas secciones, el estado de la morosidad y los saldos por cobrar, además de accesos rápidos a las tareas más frecuentes.
📄️ Estudiantes
El módulo de Estudiantes es el registro central de todos los alumnos del colegio. Desde aquí crea la ficha de cada estudiante, la mantiene actualizada y descarga su boletín de calificaciones. La ficha del estudiante es la base sobre la que después se construyen la matrícula y el vínculo con sus acudientes.
📄️ Acudientes
Los Acudientes son los padres, madres y tutores legales responsables de un estudiante. En este módulo registra sus datos de contacto y, cuando corresponde, los vincula con un cliente para poder facturarles. El acudiente es también quien tiene acceso al Portal del Acudiente.
📄️ Matrícula
Matricular es el proceso que inscribe a un estudiante en el año lectivo vigente, asignándole un grado y una sección, definiendo sus tarifas y beca, y designando al acudiente responsable del pago. El sistema lo guía paso a paso mediante un asistente de 5 pasos.
📄️ Admisiones
El módulo de Admisiones gestiona todo el proceso de ingreso de nuevos estudiantes al colegio, desde que un aspirante envía su solicitud hasta que es aceptado y se convierte en estudiante matriculado. Esta página describe la cara administrativa del módulo: el listado de solicitudes que ve el personal del colegio, la configuración del proceso y la ficha de cada aspirante con sus etapas.
📄️ Admisiones en línea
Admisiones en línea es el portal público donde un aspirante o su acudiente puede solicitar el ingreso al colegio por internet, sin necesidad de acudir en persona. Desde este portal, el interesado conoce el colegio, llena su solicitud paso a paso, sube los documentos, paga la cuota de inscripción y luego consulta el estado de su trámite con un código de seguimiento.
📄️ Certificados
El módulo de Certificados gestiona las solicitudes de constancias y certificados de los estudiantes (constancia de estudios, certificado de notas, conducta, paz y salvo, promoción y graduación). Desde aquí la secretaría revisa cada solicitud, cobra la cuota cuando aplica, la aprueba y emite el PDF final firmado.
📄️ Docentes y personal
La pantalla Docentes y personal es el registro de todas las personas que trabajan en el colegio solo el personal con cargo Docente puede recibir asignaturas y secciones.
📄️ Asignaciones docentes
La pantalla Asignaciones docentes define quién enseña qué asignatura en cada sección. Cada asignación conecta un docente, una asignatura y una sección dentro de un año lectivo. Estas asignaciones son la base del Portal Docente: un profesor solo verá en su portal las materias y grupos que se le hayan asignado aquí.
📄️ Roles y acceso
La pantalla Roles y acceso controla qué usuarios del colegio pueden ver y gestionar cada parte del módulo Académico. Funciona con un esquema de permisos por rol: en lugar de dar acceso a todo, usted asigna a cada persona uno o varios roles, y cada rol abre solo las pantallas y los datos que ese cargo necesita.
📄️ Años lectivos
El año lectivo es el período escolar sobre el que gira toda la operación del Módulo Académico: las secciones, las matrículas, los planes de estudio y la facturación de mensualidades se organizan por año lectivo. En esta pantalla el colegio crea y administra sus ciclos académicos, define sus fechas y marca cuál es el año vigente.
📄️ Secciones
Una sección es un grupo de estudiantes dentro de un mismo grado y año lectivo, por ejemplo 1°A o 6°B. Cada sección tiene una capacidad máxima y un contador de matriculados. En esta pantalla el colegio crea las secciones por grado y controla su ocupación.
📄️ Asignaturas
Las asignaturas son el catálogo de materias del colegio (Matemática, Español, Ciencias, etc.). Se registran una vez y luego se asignan a cada grado a través del Plan de estudios. Cada asignatura tiene atributos que definen cómo se califica y si cuenta para la promoción del estudiante.
📄️ Plan de estudios
El plan de estudios (malla curricular) define qué asignaturas se dictan en un grado durante un año lectivo, junto con su carga horaria semanal y si son materias de núcleo o electivas. Cada combinación de año lectivo y grado tiene su propio plan.
📄️ Mensualidades
La pantalla Mensualidades es la herramienta de tesorería para facturar las colegiaturas de forma masiva. En lugar de emitir factura por factura, usted crea un lote por mes (opcionalmente por sección), lo revisa y lo ejecuta: el sistema genera automáticamente las facturas electrónicas de todos los estudiantes elegibles y las envía a la DGI a través del PAC.
📄️ Expedientes médicos
El Expediente médico guarda la información de salud de cada estudiante: datos de emergencia, aseguradora y la información clínica (alergias, condiciones crónicas, medicamentos, vacunas y más). Es la ficha que la enfermería, la coordinación o la dirección consultan cuando un alumno necesita atención o cuando hay que actuar ante una emergencia.
📄️ Psicopedagogía
El módulo de Psicopedagogía es el historial de atención de orientación y psicología de cada estudiante: cada sesión, su motivo, el diagnóstico, las recomendaciones y, cuando corresponde, el Plan Educativo Individualizado (IEP). Es la herramienta del gabinete psicopedagógico para dar seguimiento a los casos a lo largo del año.
📄️ Conducta
El módulo de Conducta registra los incidentes disciplinarios de los estudiantes: qué pasó, su gravedad, quién lo reportó, las acciones tomadas, el seguimiento y si ya se notificó a los acudientes. Permite dar seguimiento a cada caso desde que se registra hasta que se resuelve, y notificar a los padres cuando corresponde.
📄️ Mensajes
Mensajes es el buzón interno del colegio: un correo privado, dentro de Core360, para comunicarse con acudientes y docentes. Funciona como una bandeja de correo tradicional (con carpetas, conversaciones, respuestas y adjuntos de prioridad), pero sin salir del sistema y con las conversaciones organizadas por temas.
📄️ Noticias y avisos
Noticias y avisos es el centro de comunicación del colegio hacia su comunidad. Desde aquí publica noticias que aparecen en el muro de los portales (con imagen, categoría y opción de acuse de recibo) y envía notificaciones masivas puntuales. En ambos casos usted decide a quién llega cada comunicado gracias a la audiencia dirigida.
📄️ Biblioteca
La Biblioteca es el catálogo de libros y recursos del colegio y el control de sus préstamos el Catálogo (los libros) y los Préstamos (check-out / devolución).
📄️ Clubs y actividades
Clubs y actividades es el catálogo de actividades extracurriculares del colegio (deportivas, artísticas, académicas, culturales o de servicio) y la gestión de las inscripciones de estudiantes en ellas, incluyendo su cuota. Es el módulo con el que crea un club, define su horario, cupo y cuota, e inscribe o retira estudiantes.
📄️ Cumplimiento (Ley 81)
El grupo Cumplimiento reúne las tres herramientas que ayudan al colegio a cumplir con la Ley 81 de 2019 de protección de datos personales del menor y con las obligaciones de reporte ante entidades del Estado:
📄️ Integraciones (LMS)
Integraciones (LMS) conecta los datos del módulo Académico (estudiantes, docentes, materias y secciones) con las plataformas educativas que usa el colegio. Desde una sola pantalla puede exponer los datos por el estándar OneRoster 1.2, sincronizar con Google Classroom y generar el paquete para Microsoft Teams (School Data Sync).
📄️ Portal Docente
El Portal Docente es un sitio web pensado para los profesores del colegio. Tiene su propia dirección de entrada y no forma parte del menú administrativo de Core360: usted ingresa con su usuario y contraseña y trabaja únicamente con sus materias, secciones y estudiantes.
📄️ Portal del Acudiente
El Portal del Acudiente es un sitio web para los padres y responsables de los estudiantes. Tiene su propia dirección de entrada, separada del sistema administrativo del colegio: usted ingresa con su usuario y contraseña y ve únicamente la información de sus hijos o representados.