Roles y acceso
La pantalla Roles y acceso controla qué usuarios del colegio pueden ver y gestionar cada parte del módulo Académico. Funciona con un esquema de permisos por rol: en lugar de dar acceso a todo, usted asigna a cada persona uno o varios roles, y cada rol abre solo las pantallas y los datos que ese cargo necesita.
Únicamente los usuarios con el rol Director(a) Académico pueden abrir esta pantalla y modificar los roles de los demás. Si no ve la lista de usuarios, es porque su cuenta no tiene ese rol.
Por qué importa (Ley 81/2019)
El módulo Académico maneja datos sensibles de menores: registros de salud, psicología y conducta. La Ley 81/2019 de protección de datos personales exige que estos datos se consulten solo por quien tenga una razón legítima. Los roles hacen cumplir esa regla:
- La Enfermería ve los registros de salud, pero no los de psicología ni conducta.
- El Psicólogo / Orientador ve solo los registros de psicología.
- La Tesorería ve el cobro, pero no los expedientes de bienestar.
Cada cambio de roles queda registrado automáticamente en la bitácora de auditoría, con quién lo hizo y cuándo. Consulte Cumplimiento para más detalle sobre la trazabilidad exigida por la ley.
Cómo llegar
Educación (🎓) → Roles y acceso
La pantalla abre con dos secciones: el catálogo de Roles disponibles y la matriz de Usuarios de la compañía.
Figura: Catálogo de roles del módulo Académico.
Roles disponibles
| Rol | Qué habilita |
|---|---|
| Director(a) Académico | Acceso completo a todo el módulo. Es quien gestiona esta pantalla. |
| Coordinador | Catálogo académico, calificaciones, asistencia, conducta y planes de clase. |
| Secretaría | Estudiantes, acudientes, certificados, consentimientos y exportaciones MEDUCA. |
| Tesorería | Matrícula, mensualidades, cuentas por cobrar, acuerdos de pago y configuración financiera. |
| Admisiones | Solo el proceso de admisiones (sin acceso a estudiantes ya matriculados). |
| Enfermería | Solo los registros de salud. No ve psicología ni conducta. |
| Psicólogo / Orientador | Solo los registros de psicología. |
Una misma persona puede tener varios roles. Por ejemplo, quien atiende secretaría y tesorería a la vez puede recibir ambos roles y ver las dos áreas.
Cómo se asignan los roles
flowchart LR
A[Ubicar al usuario en la matriz] --> B[Marcar / desmarcar roles]
B --> C[Presionar Guardar en su fila]
C --> D[Roles actualizados y registrados en bitácora]
Asignar o quitar roles a un usuario
- En la sección Usuarios de la compañía, localice a la persona por su nombre o correo.
- En su fila, marque las casillas de los roles que debe tener y desmarque los que no.
- Presione Guardar en esa fila para aplicar los cambios.
El botón Guardar de cada fila se habilita solo cuando hay cambios pendientes en ese usuario. Los cambios se aplican por usuario, de forma independiente.
Figura: Matriz de usuarios × roles con guardado por fila.
Columnas de la matriz
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Usuario | Nombre y correo del usuario; muestra "Inactivo" si la cuenta está deshabilitada. |
| Una columna por rol | Casilla para conceder o retirar ese rol al usuario. |
| Acción | Botón Guardar de esa fila (se habilita solo si hay cambios). |
Conceda a cada persona únicamente los roles que su función requiere. Dar acceso de más a datos de salud, psicología o conducta de menores puede constituir una infracción a la Ley 81/2019.
Ver también
- Cumplimiento — protección de datos del menor y bitácora de auditoría.
- Docentes y personal — registro de las personas del colegio.
- Volver al módulo Académico