Puesta en marcha del Módulo Académico
Esta guía indica al administrador del colegio cómo configurar el módulo desde cero, en el orden correcto y con los prerrequisitos de cada paso. Está pensada para el primer arranque: si sigue esta secuencia, al terminar tendrá el colegio operando (estudiantes matriculados y listos para facturar mensualidades y calificar).
Cada paso depende del anterior. No puede crear una sección sin un grado, ni matricular un estudiante sin una sección, ni facturar sin conceptos de tarifa. Siga el orden de arriba hacia abajo.
graph TD
A[1. Activar módulo] --> B[2. Configuración general]
B --> C[3. Año lectivo, niveles y grados]
C --> D[4. Asignaturas]
D --> E[5. Plan de estudios]
C --> F[6. Variantes de Bachillerato<br/>solo si hay Media 10°-12°]
C --> G[7. Secciones por grado]
F -.-> G
G --> H[8. Docentes y personal]
H --> I[9. Asignaciones docentes + Roles/acceso]
C --> J[10. Estudiantes + Acudientes]
G --> K[11. Matrícula]
J --> K
I --> K
K --> L[12. Tesorería: conceptos + Mensualidades]
K --> M[13. Portales Docente y Acudiente]
Paso 1 — Disponibilidad del módulo
Qué necesita: que el Módulo Académico esté habilitado para su institución. Si el menú Educación (🎓) no aparece en la barra lateral, solicite su activación a su proveedor de Core360. Resultado: el menú Educación (🎓) queda visible en la barra lateral.
Ver Configuración.
Paso 2 — Configuración general del colegio
Dónde: Educación → Configuración (/education/settings).
Qué configura: cuentas contables de ingresos, impuestos (ITBMS), día de facturación, políticas de becas y demás parámetros generales.
Prerrequisito: módulo activo (Paso 1).
Paso 3 — Año lectivo, niveles y grados
Dónde: Educación → Académico → Años lectivos (/education/school-years).
Qué necesita: definir el año lectivo vigente (fechas de inicio/fin) y su estructura de niveles (Preescolar, Primaria/EBG, Premedia, Media) y grados (Pre-Kínder, Kínder, 1°–6°, 7°–9°, 10°–12°).
El año lectivo y los grados son la base. Sin ellos no puede crear secciones, plan de estudios ni matrículas. Marque un año lectivo como vigente.
Ver Años lectivos.
Paso 4 — Asignaturas
Dónde: Educación → Académico → Asignaturas (/education/subjects).
Qué necesita: cargar las materias que dicta el colegio (Español, Matemática, Ciencias, Inglés, etc.), con horas por semana y si cuentan para promoción. Ver Asignaturas.
Paso 5 — Plan de estudios
Dónde: Educación → Académico → Plan de estudios (/education/curriculum).
Qué necesita: para cada grado, seleccionar qué asignaturas se cursan (la malla curricular).
Prerrequisito: grados (Paso 3) y asignaturas (Paso 4). Ver Plan de estudios.
Paso 6 — Variantes de Bachillerato (solo si ofrece Media 10°–12°)
Dónde: Educación → Académico → Variantes de Bachillerato (/education/bachillerato-variants).
Qué necesita: crear los énfasis de Bachillerato que ofrece (Ciencias, Letras, Comercio, etc.). Luego podrá tener un plan de estudios distinto por variante en 10°–12° y asignar la variante al matricular.
Prerrequisito: ninguno adicional; úsela antes de crear el plan de estudios y las matrículas de Media.
Figura: catálogo de énfasis de Bachillerato (Ciencias, Letras, Comercio).
Paso 7 — Secciones por grado
Dónde: Educación → Académico → Secciones (/education/sections).
Qué necesita: crear al menos una sección por cada grado que ofrezca (ej. "1° Grado A"), con su capacidad.
Prerrequisito: grados y año lectivo (Paso 3).
Figura: secciones por grado con capacidad, matriculados y % de ocupación.
Paso 8 — Docentes y personal
Dónde: Educación → Personal → Docentes y personal (/education/staff).
Qué necesita: registrar profesores y personal administrativo (director, coordinador, secretaria, tesorera, enfermera, psicólogo), cada uno con su cargo. Ver Docentes y personal.
Paso 9 — Asignaciones docentes y Roles/acceso
Dónde: Asignaciones docentes (/education/teacher-assignments) y Roles y acceso (/education/access).
Qué necesita: asignar qué asignatura y sección dicta cada docente, y dar a cada usuario los roles que necesita (enfermera, psicólogo, coordinador…) para el control de acceso a datos sensibles (Ley 81).
Prerrequisito: docentes (Paso 8), asignaturas y secciones.
Paso 10 — Estudiantes y acudientes
Dónde: Estudiantes (/education/students) y Acudientes (/education/guardians).
Qué necesita: registrar la ficha de cada estudiante (puede agregar su foto para el carnet) y sus acudientes, vinculándolos. Marque el acudiente responsable de pago (debe tener un Cliente asociado con RUC/DV para facturarle).
Prerrequisito: ninguno adicional (pero se matriculan en el Paso 11).
Figura: listado de estudiantes registrados.
Paso 11 — Matrícula
Dónde: Educación → Estudiantes → Matricular (/education/enrollments).
Qué necesita: inscribir a cada estudiante en su grado/sección del año lectivo. Para 10°–12°, seleccione la variante de Bachillerato. Defina el responsable de pago.
Prerrequisito: estudiantes (Paso 10), secciones (Paso 7), año lectivo (Paso 3).
Un estudiante sin matrícula activa no aparece en listados de sección, no se le facturan mensualidades ni se le califica. La matrícula lo conecta con todo lo demás.
Ver Matrícula.
Paso 12 — Tesorería: conceptos de tarifa y mensualidades
Dónde: Educación → Tesorería → Mensualidades (/education/tuition-batches) y los conceptos de tarifa.
Qué necesita: definir los conceptos de tarifa (Matrícula y Colegiatura exentas de ITBMS; Transporte gravado 7%) y luego generar el lote de mensualidades de una sección, que emite las facturas electrónicas (DGI).
Prerrequisito: estudiantes matriculados (Paso 11) y cuentas contables (Paso 2).
Ver Mensualidades.
Paso 13 — Abrir los portales
Qué necesita: los docentes ingresan a su portal (/teacher/login) para calificar y tomar asistencia; los acudientes ingresan al suyo (/parent/login) para ver desempeño, estado de cuenta y pagar en línea.
Prerrequisito: asignaciones docentes (Paso 9) y matrículas (Paso 11).
Ver Portal Docente y Portal del Acudiente.
Lista de verificación rápida
| # | Paso | Ruta | Prerrequisito |
|---|---|---|---|
| 1 | Activar módulo | Empresas → Módulos | — |
| 2 | Configuración general | /education/settings | Paso 1 |
| 3 | Año lectivo, niveles, grados | /education/school-years | Paso 1 |
| 4 | Asignaturas | /education/subjects | Paso 3 |
| 5 | Plan de estudios | /education/curriculum | Pasos 3–4 |
| 6 | Variantes de Bachillerato | /education/bachillerato-variants | Paso 3 (si hay Media) |
| 7 | Secciones | /education/sections | Paso 3 |
| 8 | Docentes y personal | /education/staff | Paso 1 |
| 9 | Asignaciones + Roles | /education/teacher-assignments | Pasos 4, 7, 8 |
| 10 | Estudiantes + Acudientes | /education/students | Paso 1 |
| 11 | Matrícula | /education/enrollments | Pasos 3, 7, 10 |
| 12 | Conceptos + Mensualidades | /education/tuition-batches | Pasos 2, 11 |
| 13 | Portales | /teacher/login, /parent/login | Pasos 9, 11 |
Si su colegio ya tiene datos, no necesita esta guía completa: use el menú lateral para ir a la tarea puntual. Esta página es para el primer arranque o para abrir un nuevo año lectivo.