Configuración del Módulo Académico
La pantalla de Configuración define los parámetros básicos que el sistema necesita para operar el Módulo Académico y, sobre todo, para poder facturar mensualidades de forma automática a través de la factura electrónica (PAC). Aquí se indican la sucursal emisora, las cuentas contables, los impuestos aplicables, la operativa de cobro y la política de becas.
La mayoría de estos parámetros los configura una sola vez la administración del colegio al poner en marcha el módulo. Sin ellos completos, el sistema no podrá generar mensualidades ni emitir facturas.
El menú Educación (icono birrete 🎓) aparece en la barra lateral cuando el Módulo Académico está habilitado para su institución. Si no lo ve, solicite su activación a su proveedor de Core360.
Cómo llegar
Menú: Educación → Configuración. También puede llegar desde el botón Configuración que aparece en la esquina superior derecha del Dashboard.
Figura: Vista general de la pantalla de Configuración.
Sucursal y cuentas contables
En esta primera tarjeta se indica desde qué sucursal se factura y a qué cuentas contables se llevan los ingresos y otros conceptos.
| Campo | Obligatorio | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Sucursal emisora | Sí | Sucursal desde la cual se emiten las facturas de colegiatura. |
| Cuenta Ingreso por Colegiatura | Sí | Cuenta contable donde se registra el ingreso por las mensualidades. |
| Cuenta Ingreso por Matrícula/Anualidad | No | Cuenta para matrícula o anualidad. Si se deja vacía, se usa la misma que colegiatura. |
| Cuenta CxC Estudiantes | No | Cuenta de cuentas por cobrar de los estudiantes. |
| Cuenta Gasto por Becas | No | Cuenta de gasto donde se reconocen las becas (requerida solo si activa la política de becas como gasto). |
Impuestos ITBMS (educación)
Define qué impuesto aplica cada concepto. En Panamá la colegiatura, la matrícula y la anualidad son exentas de ITBMS; los conceptos accesorios (por ejemplo cursos recreativos o transporte) se gravan al 7%.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Impuesto exento | Sí | Impuesto de 0% para colegiatura, matrícula y anualidad. |
| Impuesto gravado (ITBMS 7%) | Sí | Impuesto del 7% para conceptos accesorios gravados. |
| Unidad de medida | Sí | Unidad de medida usada en las líneas de la factura. |
La correcta separación entre conceptos exentos y gravados es un requisito de la factura electrónica ante la DGI. Verifique que cada impuesto seleccionado corresponda al porcentaje correcto antes de guardar.
Operativa
Controla el comportamiento de la facturación y del cobro de mensualidades.
| Campo | Rango | Descripción |
|---|---|---|
| Día de facturación por defecto | 1 a 28 | Día del mes en que se generan las mensualidades. |
| Días de gracia antes de morosidad | 0 a 365 | Días de tolerancia antes de considerar morosa una cuenta. |
| Auto-bloqueo tras (días) | 0 a 365 | Días de atraso para bloquear al estudiante. Use 0 para no bloquear nunca. |
| Plantilla descripción mensualidad | Texto | Texto que aparecerá en la línea de la factura. Admite comodines. |
| Reintentar fallidas en batch | Sí/No | Reintenta automáticamente las facturas que fallaron en la generación masiva. |
| Máx. reintentos | 1 a 10 | Número máximo de reintentos por factura fallida. |
En la plantilla de descripción puede usar estos comodines, que el sistema reemplaza automáticamente: {Student} (estudiante), {Month} (mes), {Year} (año), {Section} (sección) y {Grade} (grado). Ejemplo: Colegiatura {Month} {Year} — {Student}.
Política contable de becas
Define cómo se reconoce contablemente una beca otorgada a un estudiante. Hay dos opciones:
- No — la beca solo reduce el ingreso como un descuento en la línea de la factura.
- Sí — se genera un asiento adicional automático: el ingreso bruto se reconoce completo y la beca aparece como gasto en el Estado de Resultados.
Si elige la opción Sí, es obligatorio haber configurado la Cuenta Gasto por Becas en la primera tarjeta.
Guardar la configuración
- Complete todos los campos marcados como obligatorios (los que llevan asterisco
*en la pantalla). - Revise impuestos y cuentas.
- Pulse Guardar configuración.
Si falta algún campo obligatorio, el sistema mostrará un aviso en rojo indicando que debe completarlos. Cuando todo esté correcto, verá el mensaje "Configuración guardada correctamente".
flowchart TD
A[Abrir Configuración] --> B[Sucursal y cuentas]
B --> C[Impuestos ITBMS]
C --> D[Operativa de cobro]
D --> E[Política de becas]
E --> F{¿Campos obligatorios completos?}
F -- No --> G[Aviso: complete los campos con asterisco]
G --> B
F -- Sí --> H[Guardar configuración]
H --> I[Configuración guardada]