Admisiones
El módulo de Admisiones gestiona todo el proceso de ingreso de nuevos estudiantes al colegio, desde que un aspirante envía su solicitud hasta que es aceptado y se convierte en estudiante matriculado. Esta página describe la cara administrativa del módulo: el listado de solicitudes que ve el personal del colegio, la configuración del proceso y la ficha de cada aspirante con sus etapas.
La cara pública —el portal en línea donde el aspirante o su acudiente llena la solicitud— se explica en Admisiones en línea.
Toda solicitud que un aspirante envía desde el portal público aparece automáticamente en este listado administrativo. El colegio la revisa, la hace avanzar por etapas y decide su aceptación o rechazo desde aquí.
Cómo llegar
Educación (🎓) → Estudiantes → Admisiones
La pantalla abre con el listado de solicitudes recibidas y un tablero de indicadores en la parte superior.
Figura: Listado principal de solicitudes de admisión.
El flujo de admisión de un vistazo
Cada solicitud recorre una serie de etapas. El personal del colegio hace avanzar la solicitud de una etapa a la siguiente usando los botones de Transiciones disponibles dentro de la ficha del aspirante.
flowchart TD
A[Aspirante inicia solicitud en línea] --> B[Enviada al colegio]
B --> C[En revisión]
B --> D[Documentos solicitados]
D --> C
C --> E[Entrevista agendada]
C --> F[Prueba agendada]
E --> G[Entrevista completada]
F --> H[Prueba completada]
C --> DEC{Decisión}
G --> DEC
H --> DEC
DEC -->|Aceptada| ACC[Aceptada]
DEC -->|Rechazada| REJ[Rechazada]
DEC -->|Lista de espera| WL[Lista de espera]
WL --> ACC
WL --> REJ
ACC --> M[Convertir a estudiante y matricular]
M --> ENR[Matriculado]
No todas las etapas son obligatorias. La entrevista y la prueba académica se activan según lo que el colegio haya definido en la configuración. Una solicitud puede pasar directamente de En revisión a Aceptada.
Entender el listado
En la parte superior del listado, cuatro tarjetas resumen el estado del proceso:
| Indicador | Qué muestra |
|---|---|
| Enviadas | Total de solicitudes que los aspirantes han sometido. |
| En revisión | Solicitudes en revisión, con entrevista o con prueba agendada. |
| Aceptadas | Solicitudes que el colegio ya aceptó. |
| Conversión | Porcentaje de solicitudes enviadas que terminaron aceptadas. |
Cada fila de la tabla es una solicitud. Las columnas Estado y Cuota usan etiquetas de color para identificar de un vistazo la situación de cada aspirante.
Buscar y filtrar solicitudes
- Escriba en la caja Buscar por código, nombre, email… para localizar una solicitud. El filtro actúa mientras escribe.
- Use el desplegable Todos los grados para ver solo las solicitudes de un grado.
- Use el desplegable Todos los estados para filtrar por etapa del proceso (Enviada, En revisión, Aceptada, etc.).
- Muévase entre páginas con los botones Anterior y Siguiente al pie de la lista.
Estados de una solicitud
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | El aspirante empezó la solicitud pero aún no la envió. |
| Enviada | El aspirante sometió la solicitud; espera revisión. |
| En revisión | El colegio está evaluando la solicitud. |
| Documentos solicitados | El colegio pidió documentos adicionales al aspirante. |
| Entrevista agendada / completada | Etapa de entrevista, si el proceso la requiere. |
| Prueba agendada / completada | Etapa de prueba académica, si el proceso la requiere. |
| Aceptada | La solicitud fue aprobada. |
| Rechazada | La solicitud no fue aceptada. |
| Lista de espera | El aspirante quedó en espera de un cupo. |
| Matriculado | El aspirante aceptado se convirtió en estudiante. |
| Cancelada | La solicitud fue cancelada. |
Estados de la cuota de admisión
| Estado | Significado |
|---|---|
| No aplica | El proceso no requiere cuota. |
| Pendiente | La cuota está por pagar. |
| Pagada | La cuota fue cancelada. |
| Exonerada | El colegio exoneró al aspirante del pago. |
Consultar los requisitos documentales
Desde el listado, presione el botón Requisitos (arriba a la derecha) para ver, en una ventana, la lista de documentos que el colegio pide a los aspirantes, con su descripción, orden y si son obligatorios. Desde esa ventana puede pasar a Gestionar requisitos para editarlos.
Configurar el proceso de admisiones
Presione el botón Configuración en el listado, o entre directamente a Educación → Estudiantes → Admisiones → Configuración. Aquí define cómo funciona el portal público y qué etapas tendrá el proceso.
Figura: Parámetros generales del proceso de admisión.
Parámetros de la cuota
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Monto de cuota ($) | Valor que el aspirante paga por procesar su solicitud. |
| Aplicar ITBMS 7% | Cobra el ITBMS sobre la cuota. Por defecto queda exenta según la Ley 47/1946. |
| Cuota obligatoria para someter | Si se marca, el aspirante debe pagar antes de enviar la solicitud. |
| Permitir pago en línea (Yappy / Tarjeta) | Habilita el pago electrónico dentro del portal público. |
Parámetros del proceso
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Requiere entrevista | Activa la etapa de entrevista en el flujo. |
| Requiere prueba académica | Activa la etapa de prueba académica en el flujo. |
| Notificar al admin por cada aplicación | Envía un correo al colegio cada vez que llega una solicitud. |
| Email de notificación admin | Dirección que recibe esos avisos. |
| Máx. aplicaciones por email | Límite de solicitudes que un mismo correo puede crear. |
Mensajes personalizados
Cuatro campos permiten redactar (con HTML básico) los textos que verá el aspirante: Mensaje de bienvenida, Requisitos del proceso, Mensaje de aceptación, Mensaje de rechazo y Mensaje de lista de espera. En el mensaje de aceptación puede usar etiquetas como {StudentName}, {GradeName} y {SchoolYearCode}, que el sistema reemplaza por los datos reales del aspirante.
Al terminar, presione Guardar configuración.
Gestionar los documentos requeridos
En la misma pantalla, la tarjeta Documentos requeridos define qué documentos debe subir el aspirante.
- Presione Agregar documento.
- Elija el Tipo de documento (partida de nacimiento, carnet de vacunación, último boletín, foto tipo pasaporte, cédula del padre/madre, récord médico, comprobante de residencia, carta de recomendación, certificado de bautismo u otro).
- Indique el Orden en que aparecerá, si es Obligatorio y una Descripción / instrucciones opcional.
- Deje marcado Activo para que se muestre en el portal público.
- Presione Guardar.
Use los botones Editar y el ícono de papelera de cada fila para modificar o eliminar un documento.
Agregue al menos un documento activo para que aparezca en el portal público. Marque como Obligatorio solo los documentos sin los cuales no aceptará una solicitud: el aspirante no podrá enviar la solicitud si le falta alguno.
Revisar la ficha de un aspirante
Desde el listado, presione Abrir en la fila de una solicitud para ver su ficha completa. La ficha se organiza en dos columnas: a la izquierda, los datos del aspirante; a la derecha, el proceso.
Figura: Detalle de una solicitud de admisión.
En la columna izquierda encontrará, en tarjetas: los datos del candidato, sus antecedentes académicos (colegio y grado anterior, motivo de traslado, condiciones médicas), los datos de padres y tutores, y el contacto del solicitante.
En la columna derecha encontrará las herramientas del proceso:
- Pipeline: una línea de tiempo que muestra en qué etapa va la solicitud.
- Cuota de admisión: monto, estado, fecha de pago y referencia.
- Documentos: los archivos que subió el aspirante, con opción de aprobarlos o rechazarlos.
- Transiciones disponibles: los botones para hacer avanzar la solicitud.
Aprobar o rechazar documentos
En la tarjeta Documentos, cada archivo subido muestra su estado (Pendiente, Aprobado o Rechazado).
- Presione Aprobar para dar por válido un documento.
- Presione Rechazar para devolverlo; se abrirá una ventana donde debe escribir un comentario obligatorio explicando el motivo. El aspirante verá ese comentario en su portal de seguimiento.
Hacer avanzar la solicitud
En la tarjeta Transiciones disponibles aparecen solo los cambios de estado permitidos desde la etapa actual.
- Presione el botón del estado al que desea mover la solicitud.
- En la ventana que aparece, escriba una razón (opcional).
- Si mueve la solicitud a Entrevista agendada o Prueba agendada, indique además la fecha y el lugar.
- Presione Confirmar.
Las transiciones que ofrece el sistema dependen del estado actual. Por ejemplo, desde Enviada puede pasar a En revisión, Documentos solicitados o Cancelada; desde En revisión puede agendar entrevista o prueba, aceptar, rechazar o poner en lista de espera.
Convertir un aspirante aceptado en estudiante
Cuando una solicitud llega al estado Aceptada, aparece en la ficha una tarjeta especial, Convertir a estudiante. Este es el puente hacia la matrícula: crea el estudiante, lo asigna a una sección y prepara su cobro.
- Seleccione la Sección de destino (el sistema ofrece solo las secciones del grado y año al que aplicó).
- Indique la Fecha de matrícula.
- Elija el Padre responsable de pago (Padre, Madre o Solicitante).
- Si lo desea, ajuste las cuotas con los campos de override: cuota de matrícula, cuota anual y mensualidad.
- Marque Crear Customer de facturación si el responsable de pago debe existir como cliente para facturarle.
- Marque Activar matrícula inmediatamente para dejar la matrícula lista desde ya.
- Presione Convertir a estudiante.
Al convertir, el aspirante pasa a estado Matriculado y queda creado como estudiante. A partir de ahí gestione su inscripción desde el módulo de matrículas.
La sección solo lista opciones válidas para el grado y año del aspirante. Si no aparece ninguna sección, verifique que existan secciones creadas para ese grado en el año lectivo vigente.
Eliminar una solicitud
Al final de la columna derecha de la ficha está el botón Eliminar aplicación. Le pedirá confirmación, ya que la eliminación es permanente y no se puede deshacer.
Ver también
- Admisiones en línea — el portal público que usan los aspirantes.
- Matrículas — inscripción del estudiante una vez aceptado.
- Estudiantes — ficha del alumno ya matriculado.
- Configuración — parámetros generales del módulo académico.
- Volver al inicio del módulo académico