Certificados
El módulo de Certificados gestiona las solicitudes de constancias y certificados de los estudiantes (constancia de estudios, certificado de notas, conducta, paz y salvo, promoción y graduación). Desde aquí la secretaría revisa cada solicitud, cobra la cuota cuando aplica, la aprueba y emite el PDF final firmado.
Cómo llegar
Educación (🎓) → Certificados
La pantalla abre con un tablero de indicadores y el listado de solicitudes.
Figura: Tablero y listado de solicitudes de certificados.
Indicadores (KPIs)
En la parte superior verá cuatro contadores: Total, En revisión, Aprobadas y Emitidas. Le dan una vista rápida del estado del trabajo pendiente.
Buscar y filtrar
- Buscar: escriba código, email o nombre del estudiante.
- Estado: filtre por Enviada, En revisión, Aprobada, Rechazada, Emitida o Cancelada.
- Tipo: filtre por tipo de certificado.
Use Anterior / Siguiente al pie para navegar entre páginas.
Tipos de certificado
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Constancia de estudios | Acredita que el estudiante cursa estudios en el colegio. |
| Certificado de notas | Detalla las calificaciones del estudiante. |
| Certificado de conducta | Acredita la conducta del estudiante. |
| Paz y salvo | Certifica que no existen deudas pendientes. |
| Certificado de promoción | Acredita la promoción a un grado superior. |
| Certificado de graduación | Acredita la graduación del estudiante. |
| Otro | Certificado personalizado. |
El flujo de emisión
Cada solicitud recorre un ciclo de estados, desde que se envía hasta que se emite el PDF.
flowchart LR
S[Enviada] --> R[En revisión]
R --> A[Aprobada]
R --> X[Rechazada]
A --> E[Emitida]
S -. cancelar .-> C[Cancelada]
R -. cancelar .-> C
A -. cancelar .-> C
E -. re-emitir .-> E
| Estado | Significado |
|---|---|
| Enviada | Solicitud recibida, pendiente de tomar en revisión. |
| En revisión | Un administrador está evaluando la solicitud. |
| Aprobada | Aprobada; lista para emitir el PDF. |
| Rechazada | No procede; se registra un motivo. |
| Emitida | El certificado PDF fue generado. |
| Cancelada | La solicitud fue cancelada. |
Trabajar una solicitud (detalle)
Presione Abrir en la fila de una solicitud para ver su detalle completo.
Figura: Detalle de la solicitud con datos, pipeline y acciones.
En la columna izquierda verá la información de la solicitud (código, tipo, fecha, propósito, email y teléfono del solicitante, método de entrega), los datos del estudiante y la cuota (monto, estado, fecha de pago y referencia). En la columna derecha están el Pipeline (línea de tiempo del avance) y las acciones.
Acciones según el estado
El panel Acciones disponibles cambia según en qué estado esté la solicitud:
| Estado actual | Acciones disponibles |
|---|---|
| Enviada | Tomar en revisión · Cancelar solicitud |
| En revisión | Aprobar · Rechazar · Cancelar solicitud |
| Aprobada | Emitir certificado · Cancelar solicitud |
| Emitida | Re-emitir · Descargar PDF |
Pasos típicos:
- Tomar en revisión — mueve la solicitud a "En revisión".
- Aprobar o Rechazar — al rechazar, se abre una ventana donde debe escribir el motivo (obligatorio).
- Emitir certificado — genera el PDF y lo descarga automáticamente. La solicitud queda "Emitida".
- Descargar PDF / Re-emitir — vuelva a bajar el documento o genere una nueva versión cuando ya está emitida.
Si el tipo de certificado tiene cuota, el detalle muestra su monto y estado (No requerida, Pendiente, Pagada o Exonerada). Según la configuración, puede exigirse el pago antes de iniciar la revisión.
Notas internas y eliminación
En el detalle también puede escribir Notas internas (visibles solo para el administrador) y guardarlas, o Eliminar la solicitud de forma permanente si fuera necesario.
Eliminar una solicitud no se puede deshacer. Prefiera Cancelar si solo desea detener el trámite conservando el registro.
Configuración de certificados
Desde el listado, presione Configuración (arriba a la derecha) para definir los parámetros del módulo. Esto se hace una vez y afecta a todas las solicitudes.
Figura: Configuración del módulo de certificados.
Cuotas por tipo de certificado
Fije el monto de cada tipo de certificado. Ingrese $0.00 para indicar que ese tipo no tiene cuota.
Las cuotas de certificados son exentas de ITBMS por tratarse de un servicio académico accesorio (Ley 47/1946).
Flujo de aprobación
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Requiere aprobación admin antes de emitir | Obliga a que un administrador apruebe antes de emitir el PDF. |
| Permitir pago en línea (Yappy / Tarjeta) | Habilita el pago de la cuota en línea. |
| Requerir pago antes de iniciar revisión | Exige la cuota pagada antes de pasar a revisión. |
| Máx. solicitudes / email / mes | Límite de solicitudes que un mismo correo puede enviar por mes. |
| Email de notificación admin | Correo que recibe los avisos de nuevas solicitudes. |
Firmas y sello
Registre el nombre y título del director(a) y el nombre del secretario(a), más las URLs (Cloudinary) de las imágenes de firma y del sello institucional. Estos datos se estampan en el PDF emitido.
Mensajes del certificado (HTML)
Defina el texto de introducción (aparece al inicio del cuerpo del certificado) y el texto de pie (al final). Al terminar, presione Guardar configuración.