Mensualidades

La pantalla Mensualidades es la herramienta de tesorería para facturar las colegiaturas de forma masiva. En lugar de emitir factura por factura, usted crea un lote por mes (opcionalmente por sección), lo revisa y lo ejecuta: el sistema genera automáticamente las facturas electrónicas de todos los estudiantes elegibles y las envía a la DGI a través del PAC.

Para quién es esta pantalla

Es una tarea de Tesorería. Requiere un año lectivo vigente y se integra directamente con la facturación electrónica, las cuentas por cobrar y la contabilidad del colegio.

Cómo llegar

Educación (🎓) → Mensualidades

La pantalla abre con el listado de lotes generados. Si no existe un año lectivo vigente, verá el aviso "Necesita un año lectivo vigente" y no podrá crear lotes.

Figura: Listado de lotes de generación de mensualidades.

Flujo de facturación

flowchart LR
    A[Crear lote en Draft] --> B[Revisar período y sección]
    B --> C[Ejecutar lote]
    C --> D[Genera facturas electrónicas]
    D --> E{Enviar al PAC?}
    E -->|Sí| F[Emite y genera CUFE en la DGI]
    E -->|No| G[Factura sin timbre fiscal]
    F --> H[Cuentas por cobrar y cobranza]
    G --> H

Paso 1 — Crear un lote

1. Presione Nuevo lote (arriba a la derecha).
2. Complete el formulario:
   • Año y Mes del período a facturar.
   • Sección (opcional): déjela en "— Todas —" para facturar a todo el colegio, o elija una sección para facturar solo ese grupo.
   • Enviar al PAC al ejecutar: marque esta casilla para que, al ejecutar, las facturas se emitan ante la DGI y obtengan su CUFE (timbre fiscal).
   • Notas (opcional).
3. Presione Crear lote en Draft.

El lote se crea en estado Draft (borrador): queda configurado pero todavía no genera facturas. Esto le permite revisarlo antes de ejecutar.

Figura: Formulario de creación de un lote de mensualidades.

Campos del lote

Campo	Descripción
Año	Año del período a facturar.
Mes	Mes del período a facturar.
Sección (opcional)	Grupo a facturar. "— Todas —" factura a todo el colegio.
Enviar al PAC al ejecutar	Si se marca, al ejecutar se emiten facturas electrónicas con CUFE ante la DGI.
Notas	Observaciones internas del lote.

Paso 2 — Ejecutar el lote

1. En el listado, ubique el lote en estado Draft.
2. Presione Ejecutar en su fila.
3. Espere a que el proceso termine. Al finalizar, el sistema muestra un resumen: cuántas facturas se generaron, cuántas fallaron y cuántas se omitieron.

Mientras un lote está en Draft también puede presionar Cancelar para descartarlo sin generar facturas.

Figura: Acciones disponibles según el estado del lote.

Interpretar el listado

Columna	Qué muestra
ID	Número del lote.
Período	Año y mes facturados (formato AAAA-MM).
Sección	Grupo facturado, o "Todas".
Estado	Situación del lote (ver tabla de estados).
Elegibles	Estudiantes que califican para facturar en este lote.
Generadas	Facturas creadas correctamente.
Fallidas	Facturas que no se pudieron generar.
Omitidas	Casos que el sistema saltó (por ejemplo, ya facturados).
PAC	Indica si el lote envía las facturas al PAC.
Acciones	Ejecutar / Cancelar en Draft; Detalle una vez ejecutado.

Estados del lote

Estado	Significado
Draft	Borrador. Configurado pero no ejecutado. Puede ejecutarse o cancelarse.
Running	En ejecución: creando facturas e invocando al PAC.
Completed	Completado sin errores.
CompletedWithErrors	Completado, pero algunas facturas fallaron.
Failed	La ejecución falló.
Cancelled	Lote cancelado.

Para un lote ya ejecutado, presione Detalle para revisar el resultado factura por factura.

Reglas fiscales que debe conocer

ITBMS diferenciado en educación

No todos los conceptos se gravan igual. En Panamá:

• Matrícula y colegiatura: EXENTAS de ITBMS.
• Actividades recreativas y servicios no formales (por ejemplo, natación, cursos extracurriculares): gravadas al 7%.

El sistema aplica el impuesto según el concepto facturado. Verifique que cada concepto tenga la condición de ITBMS correcta antes de ejecutar el lote, para no gravar de más la colegiatura ni dejar de gravar lo recreativo.

Factura electrónica obligatoria (desde 1 de enero de 2026)

Desde el 1 de enero de 2026 la facturación electrónica ante la DGI es obligatoria para los colegios (Resolución DGI 201-6299/2025). Para que un lote emita facturas válidas con CUFE debe tener un PAC configurado y marcar Enviar al PAC al ejecutar.

Aumentos de colegiatura: 6 meses de aviso

Todo aumento de colegiatura debe notificarse a los acudientes con al menos 6 meses de anticipación (DE 601/2015, ACODECO). Asegúrese de que los montos vigentes cumplan este requisito antes de generar el lote del período.

Ver también

• Roles y acceso — la facturación es tarea del rol Tesorería.
• Cumplimiento — normativa educativa y fiscal de Panamá.
• Volver al módulo Académico