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Acudientes

Los Acudientes son los padres, madres y tutores legales responsables de un estudiante. En este módulo registra sus datos de contacto y, cuando corresponde, los vincula con un cliente para poder facturarles. El acudiente es también quien tiene acceso al Portal del Acudiente.

¿Por qué se registra un cliente aparte?

Para emitir facturas electrónicas (mensualidades, matrícula, otros conceptos) el sistema necesita los datos fiscales del responsable de pago (por ejemplo RUC y DV). Esos datos viven en un registro de cliente, que se asocia al acudiente. Un acudiente sin cliente asociado se puede registrar, pero no podrá ser marcado como responsable de facturación.

Cómo llegar​

Educación (🎓) → Acudientes

La pantalla abre con el listado de acudientes registrados.

Listado de acudientes Figura: Listado principal de acudientes.

Buscar un acudiente​

  1. Escriba en la caja Buscar por nombre, documento, email… de la barra superior.
  2. La lista se filtra sola mientras escribe.
  3. Navegue con Anterior y Siguiente al pie de la lista. El contador de la derecha muestra el total de registros.

Registrar un nuevo acudiente​

  1. Presione Nuevo acudiente (arriba a la derecha).
  2. Complete el formulario. Son obligatorios Nombre, Apellido y Documento.
  3. Si el acudiente va a recibir facturas, seleccione el Customer asociado (cliente) en el desplegable.
  4. Presione Guardar.

Formulario de nuevo acudiente Figura: Formulario de creación / edición de un acudiente.

Campos de la ficha​

CampoDescripción
NombreNombre del acudiente. Obligatorio.
ApellidoApellido del acudiente. Obligatorio.
Tipo documentoCédula, Pasaporte o Residente.
DocumentoNúmero del documento. Obligatorio.
TeléfonoTeléfono fijo de contacto.
CelularTeléfono móvil de contacto.
EmailCorreo electrónico (se usa también para el acceso al portal).
OcupaciónOcupación o profesión del acudiente.
EmpleadorEmpresa o lugar de trabajo.
DirecciónDomicilio del acudiente.
Customer asociado (para facturar)Cliente al que se emitirán las facturas. Escriba para buscar dentro del listado.
ActivoIndica si el acudiente está activo.
Facturación electrónica

Un acudiente sin Customer asociado puede quedar registrado, pero no podrá marcarse como responsable de facturación durante la matrícula, que es lo que permite emitir sus facturas electrónicas a través del PAC. Asocie el cliente antes de matricular si el acudiente pagará la colegiatura.

Editar un acudiente​

  1. Ubique al acudiente en la lista (use el buscador).
  2. Presione Editar en su fila.
  3. Ajuste los datos y presione Guardar.

Cómo saber si un acudiente puede facturar​

La columna Facturable del listado lo indica de un vistazo:

EtiquetaSignificado
✓ Facturable (verde)El acudiente tiene un cliente asociado y puede recibir facturas.
Sin cliente (rojo)No tiene cliente asociado; no podrá ser responsable de facturación hasta que se le asocie uno.

Vínculo con estudiantes​

Un estudiante puede tener uno o más acudientes responsables, y un acudiente puede estar vinculado a varios estudiantes (por ejemplo, hermanos). El vínculo se usa en la matrícula para elegir quién será el responsable de facturación de cada estudiante.

flowchart LR
    A[Acudiente] -->|responsable de| E1[Estudiante 1]
    A -->|responsable de| E2[Estudiante 2]
    C[Cliente / datos fiscales] -.->|asociado a| A
    A -->|acceso a| P[Portal del Acudiente]

Ver también​