Solicitud de Actualización de Datos
Esta funcionalidad permite enviar a sus clientes un enlace seguro y temporal para que actualicen su información de contacto de forma autónoma, sin necesidad de que tengan una cuenta en el sistema. Es ideal para campañas de depuración de datos, onboarding de nuevos clientes o cumplimiento de requisitos regulatorios.
Ruta en el sistema: CRM > Enlaces de Actualización
¿Cómo Funciona?
El flujo general es el siguiente:
sequenceDiagram
participant U as Usuario CRM
participant S as Core360
participant C as Cliente
U->>S: Genera enlace para un cliente
S->>S: Crea token seguro con fecha de expiración
S-->>C: Envía email con enlace (opcional)
U-->>C: O comparte enlace manualmente
C->>S: Accede al enlace público
S->>C: Muestra formulario con datos actuales
C->>S: Actualiza datos y/o contactos
S->>S: Registra cambios en log de auditoría
U->>S: Consulta auditoría de cambios
- El usuario CRM genera un enlace temporal para un cliente específico
- El enlace se envía por correo electrónico o se comparte manualmente (copiar/pegar)
- El cliente accede al enlace y ve un formulario público con sus datos actuales
- El cliente puede actualizar sus datos y gestionar sus contactos (agregar, editar, eliminar)
- Todos los cambios quedan registrados en un log de auditoría con IP y fecha
Vista Principal — Enlaces de Actualización
KPIs (Indicadores Clave)
En la parte superior se muestran tarjetas con métricas:
| KPI | Descripción |
|---|---|
| Total Tokens | Cantidad total de enlaces generados |
| Activos | Enlaces vigentes (no expirados ni revocados) |
| Expirados | Enlaces cuya fecha de validez ya pasó |
| Revocados | Enlaces que fueron revocados manualmente |
Estados de un Enlace
| Estado | Descripción | Color |
|---|---|---|
| Activo | El enlace es válido y el cliente puede acceder | Verde |
| Expirado | La fecha de validez ya pasó | Gris |
| Revocado | Fue desactivado manualmente por un usuario | Rojo |
Generar un Enlace
- En la sección "Generar Nuevo Enlace", seleccione el cliente del selector desplegable
- Defina las horas de validez del enlace (por defecto 48 horas, máximo 720 horas / 30 días)
- Opcionalmente, marque "Enviar por email al generar" para que el cliente reciba un correo automáticamente
- Haga clic en "Generar Enlace"
Una vez generado, se muestra el enlace en un panel verde con las siguientes opciones:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Copiar | Copia el enlace al portapapeles para compartirlo manualmente |
| Enviar por Correo | Envía el enlace al correo electrónico registrado del cliente |
Puede compartir el enlace por cualquier medio: email, WhatsApp, mensaje de texto, etc. El cliente no necesita tener cuenta en Core360 para acceder al formulario.
Tabla de Enlaces
La tabla principal muestra todos los enlaces generados con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Nombre del cliente asociado al enlace |
| Creado | Fecha y hora de creación del enlace |
| Expira | Fecha y hora de expiración |
| Estado | Activo, Expirado o Revocado |
| Accesos | Cantidad de veces que el cliente accedió al formulario |
| Último Acceso | Fecha del último acceso del cliente |
| Acciones | Botones de copiar, revocar y auditoría |
Acciones Disponibles
| Botón | Descripción |
|---|---|
| Copiar (icono copiar) | Copia el enlace al portapapeles. Solo disponible para enlaces activos |
| Revocar (icono prohibir) | Desactiva permanentemente el enlace. El cliente ya no podrá acceder |
| Auditoría (icono reloj) | Muestra el historial de cambios realizados por el cliente |
Filtrar por Cliente
Use el selector de filtro sobre la tabla para ver solo los enlaces de un cliente específico. Haga clic en "Limpiar Filtro" para volver a ver todos los enlaces.
Revocar un Enlace
Si necesita desactivar un enlace antes de que expire:
- Haga clic en el botón Revocar (icono de prohibir) en la fila del enlace
- Se muestra un popup de confirmación
- Haga clic en "Revocar" para confirmar
La revocación es permanente. Una vez revocado, el enlace no puede reactivarse. Si el cliente necesita acceso nuevamente, deberá generar un nuevo enlace.
Log de Auditoría
Cada enlace mantiene un registro detallado de todos los cambios realizados por el cliente. Para consultarlo:
- Haga clic en el botón de Auditoría (icono de reloj) en la fila del enlace
- Se abre un popup con la tabla de registros
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha | Fecha y hora del cambio |
| Tipo de Cambio | Cliente actualizado, Contacto agregado, Contacto editado o Contacto eliminado |
| Contacto ID | Identificador del contacto afectado (si aplica) |
| IP | Dirección IP desde donde se realizó el cambio |
| Antes | Datos anteriores al cambio (formato JSON) |
| Después | Datos posteriores al cambio (formato JSON) |
Tipos de Cambio
| Tipo | Descripción | Color |
|---|---|---|
| Cliente actualizado | Se modificaron datos generales del cliente (nombre, dirección, teléfono, email) | Azul |
| Contacto agregado | Se añadió una nueva persona de contacto | Verde |
| Contacto editado | Se modificaron datos de un contacto existente | Azul |
| Contacto eliminado | Se desactivó un contacto | Rojo |
Formulario Público del Cliente
Cuando el cliente accede al enlace, ve una página pública (sin necesidad de iniciar sesión) con las siguientes secciones:
Datos de la Empresa / Cliente
El cliente puede actualizar los siguientes campos:
| Campo | Editable | Descripción |
|---|---|---|
| RUC / DV | No | Se muestra como referencia pero no puede modificarse |
| Nombre o Razón Social | Si | Nombre legal del cliente (obligatorio) |
| Nombre Comercial | Si | Nombre comercial o marca |
| Teléfono | Si | Número de teléfono principal |
| Correo Electrónico | Si | Dirección de email del cliente |
| Dirección | Si | Dirección física completa |
Personas de Contacto
El cliente puede gestionar sus contactos:
- Agregar nuevos contactos con nombre, apellido, cargo, departamento, celular, WhatsApp, teléfono directo y email
- Editar contactos existentes
- Eliminar contactos que ya no son relevantes
- Marcar un contacto como principal
Al pie del formulario se informa al cliente que sus datos están protegidos y serán utilizados únicamente por la empresa que generó la solicitud.
Correo Electrónico de Notificación
Cuando se envía el enlace por correo, el cliente recibe un email profesional con:
- Nombre del cliente destinatario
- Nombre de la empresa que solicita la actualización
- Botón de acción "Actualizar Mis Datos" que dirige al formulario público
- Fecha y hora de expiración del enlace
- Nota indicando que si no solicitó la actualización, puede ignorar el mensaje
Buenas Prácticas
- Defina tiempos de expiración razonables — 48 horas es suficiente para la mayoría de los casos. Use tiempos más largos solo si el cliente necesita consultar información internamente
- Revoque enlaces cuando ya no sean necesarios — Si el cliente ya actualizó sus datos, revoque el enlace para evitar cambios no deseados posteriormente
- Revise la auditoría — Después de que el cliente acceda, consulte el log de auditoría para verificar qué cambios realizó
- No genere múltiples enlaces activos — Para un mismo cliente, es preferible tener un solo enlace activo a la vez
- Verifique el email del cliente — Antes de enviar el enlace por correo, asegúrese de que el cliente tiene un email registrado y válido
- Use listas de clientes — Combine esta funcionalidad con las Listas de Clientes para organizar campañas de actualización masiva
Integración con Otros Módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes (Ventas) | Los datos actualizados por el cliente se reflejan directamente en el registro de clientes del módulo de ventas |
| Contactos | Los contactos agregados, editados o eliminados se reflejan en la ficha del cliente |
| Comunicados Masivos | Puede enviar comunicados informando a los clientes sobre la campaña de actualización de datos |