Reglas de Notificación Automatizadas
Las reglas de notificación son un motor de automatización que evalúa condiciones sobre sus datos (facturas, clientes, cotizaciones, etc.) y envía alertas automáticas por correo electrónico y/o notificaciones in-app. El sistema ejecuta las reglas activas diariamente a las 8:00 AM, aunque también puede probar una regla manualmente en cualquier momento.
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Vista Principal
KPIs (Indicadores Clave)
| KPI | Descripción |
|---|---|
| Total | Cantidad total de reglas configuradas |
| Activas | Reglas actualmente habilitadas |
| Con Email | Reglas que envían notificaciones por email |
| Con In-App | Reglas que envían notificaciones dentro del sistema |
Tabla de Reglas
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo de la regla |
| Tipo de Regla | Categoría de la regla (ver tipos abajo) |
| Canal | Email, In-App o Ambos |
| Destinatario | Usuario Interno, Cliente o Ambos |
| Activa | Si la regla está habilitada |
| Última Ejecución | Fecha y hora de la última ejecución |
| Ejecuciones | Cantidad total de notificaciones enviadas |
| Alcance | Cliente específico, lista de clientes o todos |
| Acciones | Editar, Ver Registros, Probar, Eliminar |
Tipos de Reglas
El sistema soporta 9 tipos de reglas diferentes:
| Tipo | Descripción | Parámetro Principal |
|---|---|---|
| Factura Vencida | Notifica cuando una factura supera X días de vencimiento | Días después del vencimiento |
| Recordatorio de Pago | Alerta antes de que una factura venza | Días antes del vencimiento |
| Cotización Expirada | Notifica cuando una cotización enviada expira sin respuesta | (Automático) |
| Estado de Cuenta | Envía el estado de cuenta del cliente con PDF adjunto | Día del mes o frecuencia en días |
| Campo Personalizado | Alerta cuando un campo de fecha personalizado está por vencer | Campo + días antes |
| Cliente Inactivo | Notifica cuando un cliente no tiene actividad por X días | Días sin actividad |
| Límite de Crédito | Alerta cuando un cliente alcanza X% de su límite de crédito | Porcentaje del límite |
| Suscripción por Vencer | Notifica cuando una factura de suscripción está por vencer | Días antes del vencimiento |
| Recordatorio de Fecha | Recordatorio para fechas especiales (cumpleaños, aniversarios) | Campo de fecha + días antes |
Crear una Regla
- Haga clic en el botón "Nueva Regla"
- Complete la configuración:
Configuración General
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Si | Nombre descriptivo (ej: "Alerta facturas vencidas 30 días") |
| Descripción | No | Descripción detallada del propósito de la regla |
| Tipo de Regla | Si | Seleccione uno de los 9 tipos disponibles |
| Canal | Si | Email, In-App o Ambos |
| Destinatario | Si | Usuario Interno, Cliente o Ambos |
Parámetros Condicionales
Según el tipo de regla seleccionado, aparecen campos adicionales:
| Tipo de Regla | Campos Adicionales |
|---|---|
| Factura Vencida | Días después del vencimiento |
| Recordatorio de Pago | Días antes del vencimiento |
| Estado de Cuenta | Día del mes (1-28) o Frecuencia en días |
| Campo Personalizado | Campo personalizado + Días antes de la fecha |
| Cliente Inactivo | Días sin actividad |
| Límite de Crédito | Porcentaje del límite (%) |
| Suscripción por Vencer | Días antes del vencimiento |
| Recordatorio de Fecha | Campo de fecha + Días antes (0 = mismo día) |
Alcance
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente específico | Aplica la regla solo a un cliente seleccionado |
| Lista de Clientes | Aplica la regla a todos los miembros de una lista de clientes |
| Usuario Responsable | Envía la notificación in-app a un usuario específico |
Si no selecciona un cliente específico ni una lista, la regla se aplica a todos los clientes activos de su empresa.
Plantillas de Mensaje
Personalice el contenido de las notificaciones:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Asunto del Email | Línea de asunto del correo electrónico |
| Cuerpo del Email | Contenido del correo (soporta texto con placeholders) |
| Título In-App | Título de la notificación in-app |
| Mensaje In-App | Contenido de la notificación in-app |
Placeholders Disponibles
Los siguientes placeholders se reemplazan automáticamente con los datos reales al enviar:
| Placeholder | Descripción |
|---|---|
{CustomerName} | Nombre del cliente |
{CompanyName} | Nombre de su empresa |
{InvoiceNumber} | Número de factura |
{DueDate} | Fecha de vencimiento |
{Amount} | Monto |
{DaysOverdue} | Días de vencimiento |
{QuoteNumber} | Número de cotización |
{FieldName} | Nombre del campo personalizado |
{FieldValue} | Valor del campo personalizado |
{CreditUsedPercent} | Porcentaje de crédito utilizado |
{SubscriptionName} | Nombre de la suscripción |
Si no configura plantillas personalizadas, el sistema utiliza mensajes predeterminados apropiados para cada tipo de regla.
- Marque la casilla "Regla activa" para habilitarla
- Haga clic en Guardar
Estado de Cuenta con PDF
La regla de tipo "Estado de Cuenta" tiene un comportamiento especial:
- Cuando se envía por email, el sistema genera automáticamente un PDF profesional del estado de cuenta del cliente y lo adjunta al correo
- El PDF incluye:
- Logo de su empresa
- Detalle de movimientos (facturas, pagos, notas de crédito)
- Saldo actual
- Análisis de antigüedad (0-30, 31-60, 61-90, 91+ días)
- El email tiene un diseño HTML profesional con el branding de Core360
Configure el Día del Mes (ej: 1 para enviar el primer día de cada mes) o la Frecuencia en Días (ej: 15 para enviar cada 15 días). El sistema evita duplicados: no envía al mismo cliente dos veces en el mismo día.
Probar una Regla
Puede ejecutar una regla manualmente para verificar que funciona correctamente:
- En la tabla de reglas, haga clic en el botón de probar (icono de play)
- La regla se ejecuta inmediatamente, ignorando la programación de tiempo
- Se muestra un mensaje con el resultado de la ejecución
- Revise los Registros para ver el detalle de lo que se envió
La prueba envía notificaciones reales a los destinatarios configurados. No es una simulación. Tenga cuidado al probar reglas que aplican a todos los clientes.
Ver Registros de Ejecución
Para ver el historial detallado de envíos de una regla:
- Haga clic en el botón de registros (icono de reloj) en la fila de la regla
- Se muestra una tabla con:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Fecha / Hora | Cuándo se ejecutó |
| Cliente | Cliente al que se envió |
| Entidad | Tipo y ID del elemento relacionado (ej: Invoice #123) |
| Canal | Canal utilizado |
| Si el email se envió exitosamente | |
| In-App | Si la notificación in-app se envió |
| Error | Mensaje de error si hubo algún problema |
Editar una Regla
- Haga clic en el botón de editar en la fila
- Modifique los campos deseados
- Haga clic en Guardar
Eliminar una Regla
- Haga clic en el botón de eliminar
- Confirme la eliminación
Al eliminar una regla, también se eliminan todos sus registros de ejecución.
Ejecución Automática
Las reglas se ejecutan automáticamente bajo las siguientes condiciones:
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Frecuencia | Diariamente a las 8:00 AM (hora de Panamá) |
| Condición | Solo reglas marcadas como activas |
| Alcance | Se procesan todas las empresas que tienen el módulo CRM habilitado |
| Prevención de duplicados | El sistema verifica si ya notificó al mismo cliente por la misma regla el mismo día |
Buenas Prácticas
- Comience con pocas reglas — Active las reglas más importantes primero (ej: facturas vencidas) y agregue más gradualmente
- Pruebe antes de activar — Use el botón de "Probar" con un cliente específico antes de activar una regla para todos los clientes
- Revise los registros — Consulte periódicamente los registros de ejecución para asegurarse de que las reglas funcionan correctamente
- Personalice los mensajes — Use los placeholders para crear mensajes personalizados que incluyan datos relevantes del cliente
- Use listas para segmentar — En lugar de aplicar reglas a todos los clientes, use listas de clientes para dirigirlas a segmentos específicos
- Configure el estado de cuenta — Active una regla de "Estado de Cuenta" mensual para mantener a sus clientes informados y promover el cobro oportuno
- Combine canales — Use "Ambos" canales para asuntos críticos, de modo que el cliente reciba el email y el usuario interno vea la alerta en el sistema