Registrar una Factura de Compra desde una Foto
Esta es la función más usada del asistente de IA en Core360: le muestra al asistente la foto o el PDF de la factura que le entregó un proveedor, y él la registra como una compra en Core360 —lista para que alguien la revise y la apruebe— sin que usted tenga que digitar nada.
Herramienta técnica: compras_registrar_factura · Ruta que consulta en Core360: Compras
Registra una compra nueva (y, si hace falta, un proveedor nuevo). Requiere que el plan contratado tenga habilitadas las herramientas de escritura (plan Pro o Enterprise). Vea Cómo Conectar el Asistente para los permisos por plan.
El principio: la IA transcribe, Core360 valida
Cuando usted le muestra una foto al asistente, él lee los datos con su capacidad de visión — no hay ningún proceso de reconocimiento óptico (OCR) corriendo dentro de Core360, la fotografía nunca viaja al servidor. El asistente extrae proveedor, número de factura, fecha, líneas y montos, y se los envía a Core360 como datos ya estructurados.
A partir de ahí, la regla de oro es: el asistente transcribe lo que la factura dice, no calcula lo que "debería" decir. Si la factura tiene un error de imprenta o el asistente leyó mal un dígito, es Core360 quien lo detecta —verificando que los números cuadren entre sí— y rechaza el registro explicando exactamente qué no cierra. Si el asistente "corrigiera" los números al transcribir, esa verificación perdería su capacidad de detectar errores de lectura.
Por eso, ante un rechazo, lo esperable es que el asistente vuelva a mirar la foto, ajuste lo que corresponda, y lo intente de nuevo — no que insista con los mismos datos.
Qué pasa con la compra una vez registrada
La compra entra siempre en estado Pendiente de Aprobación:
- No genera ningún asiento contable.
- No mueve el inventario, aunque los productos existan en su catálogo.
- Queda visible en Compras, exactamente igual que si alguien la hubiera digitado a mano y aún no la hubiera aprobado.
Solamente cuando una persona la aprueba dentro de Core360 se contabiliza (se genera el asiento contra la cuenta de gasto configurada y la cuenta del proveedor) y, si corresponde, se mueve el inventario. Ese es el mismo flujo de aprobación que ya existe para cualquier compra — el asistente no lo modifica ni lo acelera.
Core360 no archiva la foto ni el PDF de la factura; solo los datos que el asistente extrajo. Si necesita conservar el comprobante original, guárdelo por su cuenta (correo, carpeta compartida, etc.).
Cómo resuelve al proveedor
Core360 busca al proveedor dentro de su empresa, en este orden:
- Por RUC, comparando el RUC de la factura contra los RUC ya registrados (normalizando espacios y guiones).
- Si no hay RUC o no coincide, por nombre, comparando el nombre exacto (normalizado) contra los proveedores existentes.
- Si no encuentra coincidencia, crea el proveedor automáticamente con el nombre y RUC leídos de la factura, usando la cuenta contable de proveedores configurada por defecto en su empresa (o, si no hay una configurada, la cuenta más usada entre sus proveedores existentes).
A propósito, Core360 no usa coincidencia "parecida" por nombre: si el nombre no calza exactamente (normalizado), prefiere crear un proveedor nuevo antes que arriesgarse a colgarle la factura al proveedor equivocado. Si esto genera proveedores duplicados en su directorio, puede fusionarlos o corregirlos luego desde Compras > Proveedores.
Qué evita que se duplique
Antes de registrar, Core360 busca si ya existe una compra no cancelada, del mismo proveedor, con el mismo número de factura. Si la encuentra, rechaza el registro y le indica al asistente cuál es la compra existente (número, fecha y total), para que se lo muestre tal cual.
Esto es lo que protege contra que un mismo comprobante se registre dos veces si, por ejemplo, usted le vuelve a mostrar la misma foto al asistente por error, o el chat se cae a mitad de la conversación y usted reintenta.
Qué datos pide
El asistente completa esto conversando con usted o leyendo la foto; usted no llena ningún formulario. Aun así, es útil saber qué información necesita para poder revisar lo que le muestre antes de confirmar.
Encabezado de la factura
| Campo | Descripción | Requerido |
|---|---|---|
| Nombre del proveedor | Razón social tal como aparece en la factura | Sí |
| RUC del proveedor | RUC panameño, con sus guiones si se distinguen en la foto | No, pero muy recomendado |
| Número de factura del proveedor | El número que imprimió el proveedor en SU factura — no un número interno de Core360. Es el dato que evita registrarla dos veces | Sí |
| Fecha de la factura | Fecha de emisión | Sí |
| Subtotal | Suma de las líneas antes de impuestos | Sí |
| ITBMS total | Suma del impuesto de todas las líneas | Sí |
| Total | Subtotal + ITBMS | Sí |
| Notas | Cualquier aclaración adicional | No |
Por cada línea de la factura
| Campo | Descripción | Requerido |
|---|---|---|
| Descripción | El concepto o producto tal como aparece en la línea | Sí |
| Cantidad | A 2 decimales como máximo | Sí |
| Precio unitario | A 2 decimales como máximo | Sí |
| Tasa de ITBMS | 0%, 7%, 10% o 15%, según lo que indique la factura | Sí |
| Monto de ITBMS de la línea | El impuesto de esa línea, tal como aparece en la factura | Sí |
La factura necesita traer al menos una línea. Si el asistente solo tiene el total y no el detalle, debe pedirle al usuario que le muestre el detalle o pasar la factura completa como una sola línea.
Qué valida Core360 antes de aceptarla
En este orden, y deteniéndose en el primer problema que encuentre:
- Forma de los datos — que haya al menos una línea, que ninguna tenga cantidad cero/negativa o precio negativo, que el número de factura no esté vacío ni sea sospechosamente largo (por ejemplo, si el asistente leyó el CUFE de una factura electrónica en lugar del número de factura del proveedor, lo rechaza), que el RUC no exceda el largo razonable de un RUC, y que la fecha sea una fecha real (ni vacía, ni futura).
- Redondeo — cantidades y precios se guardan con 2 decimales; si una línea trae más precisión (por ejemplo, un precio de combustible con 3 decimales), Core360 la rechaza y sugiere registrar esa línea con cantidad 1 y el total como precio unitario.
- Cuadre aritmético (ver el apartado siguiente sobre ITBMS).
- Configuración de la empresa — que exista una cuenta de gasto de compras configurada por defecto, que sea una cuenta contable utilizable (de detalle, activa, no de grupo), que haya al menos un impuesto activo por cada tasa que aparezca en la factura, y que exista al menos una unidad de medida en el sistema.
- Proveedor — resuelto como se explicó arriba.
- Duplicado — como se explicó arriba.
Si algo falla, Core360 no registra nada — ni la compra ni, si corresponde, el proveedor nuevo — y devuelve un mensaje pensado para que el asistente se lo repita al usuario tal cual, con el dato concreto y qué revisar.
Qué pasa con el ITBMS
Cada línea trae su propia tasa (0%, 7%, 10% o 15%) y su propio monto de impuesto, tal como aparecen en la factura del proveedor. Core360 verifica, línea por línea, que el ITBMS declarado sea consistente con cantidad × precio × tasa, y además que la suma de subtotales, la suma de ITBMS y el total coincidan entre sí — todo con una tolerancia de ±B/.0.02 para absorber redondeos propios de leer una foto.
Si la tasa que trae una línea (por ejemplo, 10%) no tiene un impuesto activo configurado con esa tasa en su empresa, Core360 lo rechaza e indica dónde configurarlo (Contabilidad > Impuestos).
Si la factura dice B/.0.60 de ITBMS en una línea donde el cálculo exacto daría B/.0.595, Core360 guarda B/.0.60 — el papel manda, siempre que esté dentro de la tolerancia. Lo que sí se recalcula al centavo exacto es el total de la compra, como suma de las líneas.
Qué devuelve
Cuando el registro se acepta, el asistente recibe (y debería mostrarle a usted) algo como:
Compra COMP-20260926-A1B2C3 registrada por B/.127.22,
PENDIENTE DE APROBACIÓN en Core360.
Nada se contabiliza hasta que alguien la apruebe.
Junto con el número de compra, el identificador interno, el identificador del proveedor (nuevo o existente), el total y el estado (PendingApproval).
Ejemplos de conversación
Caso exitoso
Usuario: [envía foto de una factura]
Aquí está la factura de nuestro proveedor de papelería,
regístrala por favor.
Asistente: Leí la factura de Distribuidora XYZ, RUC 8-123-456,
factura N.° 00874 del 12/09/2026:
- Resmas de papel carta x10 — B/.85.00 + ITBMS 7% (B/.5.95)
- Tóner HP 305A x2 — B/.33.90 + ITBMS 7% (B/.2.37)
Subtotal B/.118.90, ITBMS B/.8.32, Total B/.127.22.
¿Confirmo el registro?
Usuario: Sí, regístrala.
Asistente: Listo. Compra COMP-20260926-A1B2C3 registrada por B/.127.22,
proveedor Distribuidora XYZ, factura 00874.
Quedó PENDIENTE DE APROBACIÓN en Core360 — nadie la
contabilizará hasta que la aprueben desde Compras.
Caso con error: los totales no cuadran
Usuario: [envía foto de otra factura]
Registra esta también.
Asistente: [intenta registrar la compra]
Core360: Los totales no cuadran: las líneas suman B/.118.90 y el
ITBMS declarado es B/.8.32 (= B/.127.22), pero la factura
dice que el total es B/.127.72. Revisá la lectura de la
foto — suele ser un dígito.
Asistente: Perdón, vuelvo a mirar la foto... el total impreso es
B/.127.22, no B/.127.72 — leí mal el último dígito.
Reintento con el dato correcto.
Core360: Compra COMP-20260926-B7D91F registrada por B/.127.22,
PENDIENTE DE APROBACIÓN.
Caso con error: factura ya registrada
Usuario: [vuelve a enviar sin querer la misma foto de antes]
Esta también, por si acaso.
Asistente: [intenta registrar la compra]
Core360: Esta factura ya está registrada: compra COMP-20260926-A1B2C3
del 12/09/2026 por B/.127.22 (Distribuidora XYZ, factura
00874). No se registró de nuevo.
Asistente: Esa factura ya la habíamos registrado hace un momento
(compra COMP-20260926-A1B2C3, B/.127.22) — no la volví
a registrar para evitar duplicarla.
Buenas prácticas
- Revise el resumen antes de confirmar — Un buen asistente le mostrará proveedor, número de factura y totales antes de registrar; verifique que coincidan con la foto.
- Apruebe con regularidad — Las compras registradas por el asistente se acumulan como pendientes hasta que alguien las apruebe desde Compras; revíselas periódicamente para que la contabilidad y el inventario reflejen la realidad.
- Complete el proveedor después si hizo falta crearlo — Un proveedor creado automáticamente solo trae nombre y RUC; complete dirección, teléfono y datos bancarios desde Compras > Proveedores.
- Revise la cuenta y el producto al aprobar — Las líneas entran sin producto asociado (contra la cuenta de gasto de compras); si corresponde, el aprobador puede reasignar la cuenta o mapear el producto real antes de aprobar.
- No reintente a ciegas ante un rechazo — Si Core360 rechaza el registro, el mensaje indica exactamente qué revisar; pídale al asistente que vuelva a mirar la foto en ese punto puntual antes de reintentar.