Transferencias de Presupuesto
Las transferencias permiten mover presupuesto de un centro de costo a otro, manteniendo el total presupuestado de la empresa sin cambios. Cada transferencia requiere aprobación antes de aplicarse.
Ruta en el sistema: Contabilidad > Presupuestos > [Presupuesto] > Pestaña Transferencias
¿Cuándo Usar Transferencias?
Las transferencias son útiles cuando:
- Un departamento tiene presupuesto sobrante y otro lo necesita
- Se reasignan recursos entre proyectos durante el año
- Se requiere cubrir un gasto no previsto con presupuesto disponible de otra área
- Se reorganizan las prioridades de inversión entre centros de costo
A diferencia de un ajuste, la transferencia no modifica el total presupuestado de la empresa: solo redistribuye montos entre centros de costo.
Crear una Transferencia
- Abra el presupuesto en modo de edición
- Vaya a la pestaña "Transferencias"
- Haga clic en "Nueva Transferencia"
- Complete los campos:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| CC Origen | Sí | Centro de costo del que se resta el presupuesto |
| CC Destino | Sí | Centro de costo al que se agrega el presupuesto |
| Cuenta Contable | Sí | Cuenta contable afectada por la transferencia |
| Monto | Sí | Monto a transferir |
| Motivo | Sí | Razón de la transferencia |
- Haga clic en "Solicitar Transferencia"
Flujo de Aprobación
Las transferencias siguen un flujo de aprobación similar al de los presupuestos:
graph LR
A[Solicitud] --> B[Pendiente]
B --> C[Aprobada]
B --> D[Rechazada]
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | La transferencia fue solicitada y está esperando aprobación |
| Aprobada | La transferencia fue aprobada y los montos se actualizaron |
| Rechazada | La transferencia fue rechazada con comentarios |
Aprobar o Rechazar una Transferencia
Los aprobadores pueden procesar las transferencias pendientes desde la pestaña de Transferencias:
Aprobar
- Localice la transferencia pendiente
- Haga clic en "Aprobar"
- Opcionalmente agregue un comentario
- Los montos se ajustan automáticamente en las líneas presupuestarias afectadas
Rechazar
- Localice la transferencia pendiente
- Haga clic en "Rechazar"
- Ingrese el motivo del rechazo (obligatorio)
- El solicitante será notificado
Lista de Transferencias
La grilla de transferencias muestra el historial completo:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| CC Origen | Centro de costo origen |
| CC Destino | Centro de costo destino |
| Cuenta | Cuenta contable |
| Monto | Monto de la transferencia |
| Estado | Pendiente, Aprobada o Rechazada |
| Solicitado por | Usuario que solicitó la transferencia |
| Fecha | Fecha de la solicitud |
| Aprobado por | Usuario que aprobó (si aplica) |
| Comentarios | Comentarios de aprobación o rechazo |
Consideraciones
- Una transferencia aprobada no puede revertirse automáticamente. Si necesita deshacer una transferencia, cree una nueva en sentido inverso
- El monto a transferir no puede exceder el presupuesto disponible en la línea de origen
- Las transferencias quedan registradas como parte del historial de cambios del presupuesto
- Los reportes de consumo reflejan los montos ajustados después de las transferencias