Control Presupuestario
El control presupuestario permite verificar automáticamente la disponibilidad de presupuesto antes de registrar compras u operaciones contables. Según la configuración, el sistema puede emitir una advertencia o bloquear la operación si el presupuesto está excedido.
Ruta en el sistema: Contabilidad > Presupuestos > Control Presupuestario
Configuración Global
La configuración global define el comportamiento por defecto del control presupuestario para toda la empresa:
| Campo | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Habilitado | Activa o desactiva el control presupuestario | Desactivado |
| Nivel de Aplicación | Comportamiento por defecto al exceder el presupuesto | Ninguno |
| Umbral de Advertencia | Porcentaje de consumo para mostrar advertencia | 80% |
| Umbral de Bloqueo | Porcentaje de consumo para bloquear la operación | 100% |
| Verificar en Compras | Verifica disponibilidad al aprobar órdenes de compra | Sí |
| Verificar en Transacciones | Verifica disponibilidad al registrar transacciones contables manuales | Sí |
Niveles de Aplicación
| Nivel | Descripción |
|---|---|
| Ninguno | Sin control. Las operaciones se registran sin verificación presupuestaria |
| Advertencia | Se muestra una alerta cuando el presupuesto está excedido, pero la operación se permite |
| Bloqueo | Se impide la operación cuando el presupuesto está excedido |
Cuando el control presupuestario está desactivado (Habilitado = No), ninguna verificación se realiza, independientemente de los demás valores configurados. Esto permite que módulos como Compras y Contabilidad funcionen normalmente sin depender del módulo de presupuestos.
Cómo Funciona el Control
Cuando una operación (compra o transacción contable) se registra, el sistema ejecuta la siguiente verificación:
Fórmula de Disponibilidad
Disponible = Presupuestado - Ejecutado - Comprometido
| Componente | Fuente |
|---|---|
| Presupuestado | Monto asignado en la línea del presupuesto aprobado para esa cuenta y período |
| Ejecutado | Suma de débitos menos créditos registrados en transacciones contables para esa cuenta |
| Comprometido | Total de líneas de órdenes de compra aprobadas y pendientes de pago |
Porcentaje de Consumo
Consumo % = (Ejecutado + Comprometido) / Presupuestado × 100
Resultado de la Verificación
| Consumo | Si Nivel = Advertencia | Si Nivel = Bloqueo |
|---|---|---|
| Menor al umbral de advertencia | Operación permitida sin mensaje | Operación permitida sin mensaje |
| Entre umbral de advertencia y bloqueo | Advertencia mostrada, operación permitida | Advertencia mostrada, operación permitida |
| Mayor o igual al umbral de bloqueo | Advertencia mostrada, operación permitida | Operación bloqueada con mensaje de error |
Overrides por Cuenta Contable
Puede configurar umbrales diferentes para cuentas contables específicas, sobreescribiendo la configuración global:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cuenta Contable | La cuenta a la que aplica el override |
| Nivel de Aplicación | Ninguno, Advertencia o Bloqueo (sobreescribe el global) |
| Umbral de Advertencia | Porcentaje personalizado (sobreescribe el global) |
| Umbral de Bloqueo | Porcentaje personalizado (sobreescribe el global) |
| Notas | Motivo o descripción del override |
Ejemplo de Uso
| Cuenta | Config Global | Override | Efecto |
|---|---|---|---|
| Gastos de Viaje | Advertencia al 80% | Bloqueo al 90% | Se bloquea al 90% en vez de solo advertir al 80% |
| Gastos de Representación | Advertencia al 80% | Ninguno | Sin control para esta cuenta |
| Nómina | Advertencia al 80% | Advertencia al 95% | Se advierte al 95% en vez del 80% |
Gestionar Overrides
Para agregar un override:
- En la página de Control Presupuestario, vaya a la sección "Configuración por Cuenta"
- Haga clic en "Agregar Override"
- Seleccione la cuenta contable
- Configure el nivel de aplicación y los umbrales
- Opcionalmente agregue notas explicativas
- Haga clic en "Guardar"
Para eliminar un override, haga clic en el botón de eliminar en la fila correspondiente. La cuenta volverá a usar la configuración global.
Integración con Compras
Cuando "Verificar en Compras" está activo, el sistema verifica la disponibilidad presupuestaria al aprobar una orden de compra:
- Por cada línea de la orden de compra, se identifica la cuenta contable asociada
- Se calcula la disponibilidad presupuestaria para esa cuenta
- Si alguna línea excede el presupuesto:
- Advertencia: Se muestra un mensaje pero la compra se registra
- Bloqueo: La compra no se registra y se muestra un mensaje detallando las cuentas excedidas
La verificación solo se ejecuta para órdenes de compra con estado Aprobada. Los borradores y órdenes pendientes no pasan por esta verificación.
Integración con Contabilidad
Cuando "Verificar en Transacciones" está activo, el sistema verifica la disponibilidad presupuestaria al registrar transacciones contables manuales:
- Por cada línea de detalle de la transacción, se identifica la cuenta contable
- Se calcula la disponibilidad presupuestaria para esa cuenta
- El comportamiento es idéntico al de compras (advertencia o bloqueo según configuración)
Solo se verifican las transacciones manuales. Las transacciones generadas automáticamente por el sistema (asientos de compras, facturación, inventario, etc.) no pasan por esta verificación para evitar bloqueos en procesos automatizados.
Activar el Control Presupuestario
Para activar el control presupuestario por primera vez:
- Vaya a Contabilidad > Presupuestos > Control Presupuestario
- Active el interruptor "Habilitado"
- Seleccione el nivel de aplicación por defecto (se recomienda empezar con Advertencia)
- Ajuste los umbrales según la política de su empresa
- Configure los overrides para cuentas que requieran tratamiento especial
- Haga clic en "Guardar Configuración"
Comience con el nivel Advertencia para que los usuarios se familiaricen con el sistema antes de activar el Bloqueo. Revise periódicamente los reportes de consumo para ajustar los umbrales.