Presupuestos
El módulo de Presupuestos está disponible cuando su empresa tiene contratado este módulo adicional. Contacte a su representante de ventas para más información.
El módulo de Presupuestos permite planificar, controlar y analizar los ingresos y gastos de su empresa con herramientas de nivel enterprise. Incluye control presupuestario en tiempo real, workflow de aprobación multi-nivel, escenarios what-if, montos comprometidos, transferencias entre centros de costo, importación desde Excel y reportes financieros avanzados.
Ruta en el sistema: Contabilidad > Presupuestos
Secciones del Módulo
El módulo se organiza en las siguientes secciones accesibles desde el submenú de Presupuestos:
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Presupuestos | Lista principal para crear, editar, duplicar y gestionar presupuestos |
| Reportes | Reportes avanzados: consumo con semáforos, tendencia, proyección de cierre, KPIs |
| Aprobaciones | Dashboard de aprobaciones pendientes con workflow multi-nivel |
| Control Presupuestario | Configuración del control de disponibilidad presupuestaria en tiempo real |
| Escenarios What-If | Crear y comparar escenarios de planificación alternativos |
| Transferencias | Mover presupuesto entre centros de costo con flujo de aprobación |
| Importar | Carga masiva de presupuestos desde archivos Excel |
Lista de Presupuestos
La grilla muestra todos los presupuestos registrados:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo del presupuesto |
| Año | Año fiscal al que aplica |
| Centro de Costo | Centro de costo asignado (si aplica) |
| Tipo | Anual, Trimestral o Mensual |
| Estado | Estado actual del presupuesto (con indicador de color) |
| Aprobación | Progreso del workflow de aprobación (indicadores por nivel) |
| Monto Total | Suma total presupuestada |
| Fecha de Creación | Cuándo se creó el presupuesto |
| Acciones | Botones para ver, editar, duplicar, solicitar aprobación o eliminar |
Estados del Presupuesto
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | El presupuesto está en proceso de elaboración. Puede editarse libremente |
| Pendiente de Aprobación | Amarillo | Fue enviado para aprobación y está siendo revisado por los niveles correspondientes |
| Aprobado | Verde | Fue aprobado en todos los niveles requeridos. Es el presupuesto oficial |
| Rechazado | Rojo | Fue rechazado por algún aprobador. Se devuelve a borrador para correcciones |
| Cerrado | Gris oscuro | El presupuesto fue cerrado (año fiscal finalizado) |
Tipos de Presupuesto
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Anual | Un solo monto presupuestado para todo el año por cada cuenta |
| Trimestral | Montos presupuestados por trimestre (4 períodos) |
| Mensual | Montos presupuestados por cada mes del año (12 períodos) |
Crear un Presupuesto
Para crear un nuevo presupuesto:
- Haga clic en "Nuevo"
- Complete los datos del encabezado:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre descriptivo (ej: "Presupuesto Operativo 2026", "Presupuesto de Ventas Q1") |
| Año | Sí | Año fiscal al que aplica el presupuesto (2020 - 2050) |
| Tipo | Sí | Anual, Trimestral o Mensual |
| Centro de Costo | No | Centro de costo asociado al presupuesto |
| Descripción | No | Descripción detallada del presupuesto |
- Haga clic en "Guardar" — Se creará el presupuesto en estado Borrador y se abrirá la página de edición
Duplicar un Presupuesto
Para crear un presupuesto basado en uno existente:
- En la lista de presupuestos, haga clic en el botón "Duplicar" (ícono de copia) en la fila del presupuesto fuente
- Confirme la acción — Se creará una copia con el nombre "Copia de [nombre original]" para el año siguiente
- Edite el nuevo presupuesto según sea necesario
Duplicar es ideal para crear el presupuesto del próximo año tomando como base el del año actual. Luego puede aplicar incrementos porcentuales o de monto fijo a las líneas.
Editar las Líneas del Presupuesto
En la página de edición, agregue las cuentas contables y sus montos presupuestados.
Pestañas Disponibles
La página de edición se organiza en pestañas:
| Pestaña | Descripción |
|---|---|
| Líneas | Cuentas contables con montos presupuestados por período |
| Versiones | Historial de versiones del presupuesto |
| Ajustes | Registro de ajustes realizados al presupuesto |
| Historial | Log de todos los cambios realizados |
| Aprobaciones | Estado del workflow de aprobación multi-nivel |
| Escenarios | Escenarios what-if asociados a este presupuesto |
| Transferencias | Transferencias de presupuesto entre centros de costo |
Líneas del Presupuesto
Cada línea representa una cuenta contable con su monto presupuestado:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Cuenta Contable | Sí | Seleccione la cuenta de ingreso o gasto a presupuestar |
| Descripción | No | Descripción de la línea |
| Centro de Costo | No | Centro de costo específico para esta línea |
| Monto | Sí | Monto total presupuestado para el período |
Según el tipo de presupuesto:
- Anual — Ingrese un solo monto por cuenta
- Trimestral — Ingrese el monto para cada trimestre (Q1, Q2, Q3, Q4)
- Mensual — Ingrese el monto para cada mes del año (Enero a Diciembre)
Acciones sobre el Presupuesto
Desde la página de edición, puede realizar las siguientes acciones:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Guardar | Guarda los cambios en el presupuesto |
| Solicitar Aprobación | Envía el presupuesto al workflow de aprobación multi-nivel |
| Duplicar | Crea una copia del presupuesto |
| Incremento Porcentual | Aplica un incremento o decremento porcentual a todas las líneas |
| Incremento por Monto Fijo | Suma o resta un monto fijo a todas las líneas |
Flujo de Aprobación
El presupuesto sigue un flujo de aprobación multi-nivel antes de convertirse en oficial:
graph LR
A[Borrador] --> B[Solicitar Aprobación]
B --> C[Nivel 1: Supervisor]
C --> D[Nivel 2: Gerente]
D --> E[Nivel 3: Finanzas]
E --> F[Aprobado]
C --> G[Rechazado]
D --> G
E --> G
G --> A
Cada nivel de aprobación:
- Requiere un rol específico (Supervisor, Gerente, Finanzas)
- Permite agregar comentarios al aprobar o rechazar
- Envía notificaciones en tiempo real al siguiente aprobador
- Si cualquier nivel rechaza, el presupuesto vuelve a Borrador
Para más detalles, consulte Aprobaciones de Presupuesto.
Importar Presupuesto desde Excel
Para cargar un presupuesto masivo desde un archivo Excel:
- Haga clic en "Importar" en el submenú de Presupuestos
- Si desea agregar líneas a un presupuesto existente, selecciónelo. De lo contrario, se creará uno nuevo
- Suba el archivo Excel con las cuentas y montos
- El sistema procesará el archivo y mostrará los resultados
- Revise y confirme la importación
La importación desde Excel es ideal cuando tiene presupuestos detallados con muchas cuentas. Prepare el archivo con las columnas de cuenta contable y montos por período según el tipo de presupuesto.
Diagnóstico de Presupuesto
La herramienta de diagnóstico permite verificar la consistencia del presupuesto:
- Identifica cuentas presupuestadas que no existen en el plan de cuentas
- Detecta líneas con montos en cero
- Valida que las cuentas sean de detalle (no agrupadoras)
- Verifica la integridad general del presupuesto
Ruta: Contabilidad > Presupuestos > Diagnóstico
Integración con Otros Módulos
El módulo de presupuestos se integra de forma condicional con el resto del sistema. Cuando el Control Presupuestario está activo:
| Módulo | Integración |
|---|---|
| Contabilidad | Los montos reales (ejecutados) se obtienen automáticamente de las transacciones contables |
| Compras | Las órdenes de compra aprobadas alimentan los montos comprometidos. El sistema puede advertir o bloquear si el presupuesto está excedido |
| Centros de Costo | Los presupuestos pueden asignarse por centro de costo con reportes jerárquicos por nivel |
La fórmula de disponibilidad es:
Disponible = Presupuestado - Ejecutado - Comprometido
Donde:
- Presupuestado = Monto asignado en la línea del presupuesto
- Ejecutado = Monto real registrado en transacciones contables
- Comprometido = Órdenes de compra aprobadas pendientes de pago
Buenas Prácticas
- Presupueste por mes — Los presupuestos mensuales dan mayor detalle y permiten un seguimiento más preciso
- Active el control presupuestario — Configure al menos el nivel de advertencia para que los usuarios sepan cuando están excediendo el presupuesto
- Use el flujo de aprobación — Envíe el presupuesto para aprobación formal antes de usarlo como referencia
- Revise los reportes periódicamente — Use el reporte de consumo mensualmente para detectar desviaciones a tiempo
- Aproveche los escenarios — Antes de fijar el presupuesto anual, cree 2-3 escenarios y compárelos
- Importe desde Excel para presupuestos grandes — Si tiene muchas cuentas, use la importación para ahorrar tiempo
- Ejecute el diagnóstico — Antes de enviar para aprobación, use la herramienta de diagnóstico para verificar que todo esté correcto
- Cierre los presupuestos al final del año — Al cerrar el año fiscal, cierre también el presupuesto para que quede como referencia histórica