Cotizaciones
El módulo de Cotizaciones está disponible según su plan contratado. Si no lo ve en su menú de navegación, contacte a su representante de ventas.
Las cotizaciones permiten crear propuestas comerciales formales para sus clientes. Una vez aceptada, la cotización puede convertirse en factura con un solo clic, evitando volver a ingresar los datos.
Ruta en el sistema: Ventas > Cotizaciones
Filtros
La página incluye filtros para encontrar cotizaciones rápidamente:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Estado | Filtre por el estado de la cotización |
| Cliente | Busque cotizaciones de un cliente específico |
| Fecha Desde | Fecha inicial del rango de búsqueda |
| Fecha Hasta | Fecha final del rango de búsqueda |
| Limpiar Filtros | Elimina todos los filtros aplicados |
Lista de Cotizaciones
La grilla muestra las cotizaciones con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Número | Número consecutivo de la cotización |
| Fecha | Fecha de creación de la cotización |
| Válida Hasta | Fecha de vencimiento de la propuesta. Si la fecha ya pasó, se muestra con un indicador de vencida |
| Cliente | Nombre del cliente al que se dirige la cotización |
| Total | Monto total de la propuesta |
| Estado | Estado actual de la cotización |
| Acciones | Botones para ver, editar, convertir o eliminar |
Estados de la Cotización
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | La cotización está en proceso de creación. Puede editarse libremente |
| Enviada | La cotización fue enviada al cliente y está en espera de respuesta |
| Aceptada | El cliente aceptó la propuesta. Puede convertirse en factura |
| Rechazada | El cliente rechazó la propuesta |
| Vencida | La fecha de validez pasó sin que el cliente respondiera |
Crear / Editar Cotización
Para crear una nueva cotización, haga clic en "Nueva Cotización" que lo llevará a la página de creación.
Información General
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Cliente | Sí | Cliente al que se dirige la propuesta. Busque por nombre o RUC |
| Fecha | Sí | Fecha de creación de la cotización |
| Válida Hasta | Sí | Fecha hasta la cual la propuesta es válida. Después de esta fecha, la cotización se marca como vencida |
| Descripción | No | Notas o condiciones adicionales de la propuesta |
Detalle de Productos / Servicios
Para cada línea de la cotización, agregue:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Producto / Servicio | Seleccione del catálogo de productos |
| Cantidad | Unidades cotizadas |
| Precio Unitario | Se precarga del catálogo pero puede ajustarse para esta propuesta |
| Descuento | Descuento sobre esta línea (opcional) |
| ITBMS | Se calcula automáticamente según el impuesto del producto |
Totales
El sistema calcula automáticamente el Subtotal, Descuento, ITBMS y Total.
Convertir Cotización a Factura
Una de las funcionalidades más útiles del módulo es la conversión automática:
- Ubique la cotización Aceptada en la lista
- Haga clic en el botón "Convertir a Factura"
- El sistema crea automáticamente una factura con todos los datos de la cotización (cliente, productos, cantidades, precios)
- Revise la factura generada y contabilícela
La conversión automática ahorra tiempo y reduce errores al eliminar la necesidad de volver a ingresar los datos manualmente.
Buenas Prácticas
- Establezca fechas de validez realistas — Típicamente 15 a 30 días según su industria
- Actualice el estado — Marque las cotizaciones como Enviada, Aceptada o Rechazada según avance la negociación
- Convierta oportunamente — Cuando el cliente acepta, convierta a factura de inmediato para no perder la venta
- Revise las vencidas — Las cotizaciones vencidas pueden requerir un seguimiento o una nueva propuesta
- Use descripciones claras — Incluya condiciones de pago, tiempos de entrega y cualquier información relevante para el cliente