Pagos a Proveedores
La página de Pagos gestiona todos los desembolsos realizados a proveedores. Core360 soporta dos tipos de pago: pagos contra compras registradas y pagos por servicios generales. Incluye un sistema completo de anticipos que permite registrar pagos adelantados y aplicarlos a compras futuras.
Ruta en el sistema: Compras > Pagos
Pestañas
La página se organiza en dos pestañas:
Pestaña: Pagos
Muestra todos los pagos registrados con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Número de Pago | Número consecutivo asignado al pago |
| Fecha | Fecha en que se realizó el pago |
| Monto | Monto total del pago |
| Descripción | Detalle o referencia del pago |
| Estado | Estado del pago (con indicador de color) |
| Acciones | Botones de acción según el estado |
Estados del Pago
| Estado | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Pendiente | Amarillo | El pago fue registrado pero no contabilizado |
| Contabilizado | Verde | El pago fue registrado y generó asientos contables |
| Revertido | Rojo | El pago fue anulado y los asientos fueron revertidos |
Acciones Disponibles
| Acción | Disponible Cuando | Descripción |
|---|---|---|
| Ver | Siempre | Muestra el detalle completo del pago |
| Reversar | Contabilizado y no reversado | Anula el pago y revierte los asientos contables |
Crear un Pago
Para crear un nuevo pago, haga clic en "Nuevo". El formulario varía según el tipo de pago seleccionado.
Campos Comunes
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Número de Pago | Sí | Número identificador del pago |
| Fecha de Pago | Sí | Fecha en que se realizó el pago |
| Monto | Sí | Monto total del pago |
| Tipo de Referencia | Sí | Tipo de pago: Factura (contra una compra) o Servicio (gasto general) |
| Cuenta de Banco/Caja | Sí | Cuenta de la que sale el dinero (ej: Banco Nacional, Caja Chica) |
| Descripción | Sí | Detalle del pago (ej: "Pago factura #1234", "Anticipo para mercancía") |
Tipo: Factura (Pago contra una Compra)
Cuando selecciona Factura como tipo de referencia, se muestran campos adicionales:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Proveedor | Sí | Seleccione el proveedor al que se le paga |
| Compra | Sí | Seleccione la compra que se está pagando |
Al seleccionar el proveedor, el sistema verifica si tiene anticipos disponibles. Si los tiene, se muestra un aviso:
"El proveedor tiene anticipos disponibles" — Se indica la cantidad de anticipos y el monto total disponible, con un botón para aplicar un anticipo en lugar de hacer un nuevo pago.
Tipo: Servicio (Pago por Servicio o Gasto)
Cuando selecciona Servicio, el pago no se vincula a una compra específica. Se usa para pagos de servicios, gastos menores o anticipos:
| Campo | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| Es Anticipo | No | Marque si este pago es un anticipo al proveedor. Al marcarlo, se selecciona automáticamente la cuenta de anticipos configurada |
| Cuenta Contable | Sí | Cuenta de gasto donde se registra el pago (ej: Servicios Profesionales, Alquiler) |
| Proveedor | No | Proveedor al que se le paga (requerido si es anticipo) |
Anticipos a Proveedores
Los anticipos son pagos adelantados que se realizan a un proveedor antes de recibir la mercancía o servicio. Core360 los gestiona como un saldo a favor que puede aplicarse a futuras compras.
Crear un Anticipo
- Haga clic en "Nuevo" pago
- Seleccione Servicio como tipo de referencia
- Marque la opción "Es Anticipo"
- Seleccione el proveedor
- Ingrese el monto y la descripción
- Seleccione la cuenta de banco/caja de origen
- Haga clic en "Guardar"
Aplicar un Anticipo a una Compra
Cuando un proveedor tiene anticipos disponibles y se necesita pagar una compra:
- Al crear un pago tipo Factura, seleccione el proveedor
- El sistema muestra un aviso indicando los anticipos disponibles
- Haga clic en "Aplicar Anticipo"
- En el popup de aplicación, seleccione:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Anticipo | Seleccione el anticipo a aplicar. Muestra la referencia, fecha y saldo disponible |
| Compra | Seleccione la compra a la que desea aplicar el anticipo |
| Monto a Aplicar | Indique cuánto desea aplicar (máximo: saldo disponible del anticipo) |
- Haga clic en "Aplicar Anticipo"
Puede aplicar un anticipo parcialmente. El saldo restante queda disponible para futuras aplicaciones.
Pestaña: Anticipos Disponibles
La segunda pestaña muestra un resumen completo de los anticipos:
Indicadores
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Total de Anticipos | Cantidad de anticipos registrados |
| Monto Total | Suma total de todos los anticipos |
| Monto Aplicado | Total que ya fue aplicado a compras |
| Saldo Disponible | Total que aún está disponible para aplicar |
Lista de Anticipos
Cada anticipo muestra:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Pago | Número del pago de anticipo |
| Fecha | Fecha del anticipo |
| Proveedor | Nombre del proveedor |
| Cuenta | Cuenta contable del anticipo |
| Monto | Monto original del anticipo |
| Aplicado | Monto que ya fue aplicado a compras |
| Disponible | Saldo restante disponible |
| Estado | Disponible, Parcial, Aplicado o Revertido |
Detalle de Aplicaciones
Al expandir un anticipo, se muestra el historial de aplicaciones:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Compra | Número de la compra a la que se aplicó |
| Monto | Monto aplicado |
| Fecha | Fecha y hora de la aplicación |
| Usuario | Quién realizó la aplicación |
| Estado | Si la aplicación está activa o fue revertida |
Las aplicaciones revertidas se muestran tachadas para distinguirlas de las activas.
Reversar un Pago
Si necesita anular un pago ya contabilizado:
- En la lista de pagos, haga clic en "Reversar" (ícono de deshacer)
- Se muestra un popup de confirmación con el número de pago y el monto
- Ingrese el motivo de la reversión
- Haga clic en "Reversar"
La reversión:
- Anula los asientos contables generados por el pago
- Restaura el saldo pendiente en la compra afectada
- El estado de pago de la compra vuelve al estado anterior
- El pago se marca como "Revertido" en la lista
Si el pago era un anticipo que ya fue aplicado a compras, primero debe reversar las aplicaciones antes de poder reversar el anticipo.
Contabilización Automática
Pago contra Compra (Factura)
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuentas por Pagar (del proveedor) | Monto del pago | |
| Banco / Caja | Monto del pago |
Pago por Servicio
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuenta de Gasto (seleccionada) | Monto del pago | |
| Banco / Caja | Monto del pago |
Anticipo a Proveedor
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Anticipos a Proveedores (activo) | Monto del anticipo | |
| Banco / Caja | Monto del anticipo |
Aplicación de Anticipo
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Cuentas por Pagar (del proveedor) | Monto aplicado | |
| Anticipos a Proveedores (activo) | Monto aplicado |
Los anticipos se registran como activos (Anticipos a Proveedores) hasta que se aplican a una compra. Al aplicarlos, se reclasifican contra la cuenta por pagar del proveedor. Esto mantiene el balance correcto en todo momento.
Buenas Prácticas
- Registre los pagos el mismo día — Mantenga los registros actualizados para que el flujo de caja sea preciso
- Use la descripción para detallar — Incluya referencia a la factura, número de transferencia o cheque
- Seleccione la cuenta de banco correcta — Asegúrese de que coincida con la cuenta bancaria de la que salió el dinero
- Aplique anticipos oportunamente — No deje anticipos sin aplicar cuando ya hay compras registradas del mismo proveedor
- Revise los anticipos periódicamente — Los anticipos sin aplicar pueden indicar compras pendientes de registrar
- No deje pagos sin contabilizar — Los pagos pendientes no se reflejan en los reportes financieros